freeeは４人程度で活用してみよう

共有機能を使い法人の業務を自動化する方法【ケース２】

各人が持っているデジタルデータをいかに効率よく引き渡して、加工⇒取り込み⇒登録までを行なうかが、クラウド会計ソフトfreee(フリー)を使いこなす重要なポイントになります。そのポイントを考慮して4人程度でfreeeの共有機能を使いこなす例をご説明します。

ケース２）社長とスタッフ数名＋専門家で共有

社長【Ａ】スタッフ【Ｂ】総務全般スタッフ【Ｃ】専門家【Ｄ】の場合

実質的な経理は、専門家に丸投げしてしまうケース

社長をはじめとしたスタッフが数人いるケースでは、各人がfreeeを使う上での役割を分担を最初に決めます。

例えば預金通帳やクレジット明細のアップデートまでは【Ｃ】が行います。すでに【自動同期】によりfreeeに取り込まれている取引はそのままで良いのですが、独自の管理システムのデータや、その他の明細などについてはCSV形式のファイルなどで、明細データをアップロードする作業が必要になりますので【Ｃ】はその作業を担当します。

また数人規模の会社のケースでは、売上や原価の管理は社長【Ａ】が自ら行っているケースが多いですから、【Ａ】が管理している表計算ソフトのデータを【Ｄ（専門家）】が加工してデータを取り込みます。

さらに社長をはじめ各スタッフの経費精算についても、多くの場合が社内の経費精算時に使う表計算ソフト等で作成した経費精算表がありますから、【Ｃ】がそのデータをCSVデータに加工してfreeeにアップにします。

このケースもケース１と同様に、freeeの【取引の登録】に伴う作業は専門家が行います。

まとめ

●売上や原価関係は社長【A】から専門家【D】へ
●【A】や【B】が使った経費等の他明細は、総務全般の担当者【C】が集める
というように、各人が持っているデジタルデータをいかに効率よく取引登録に伴うデータとして集めるかが重要です。
そして引き渡し⇒加工⇒取り込み⇒登録をいかに効率よく行なうのかが、経理業務の全自動化へ向けた重要なポイントになります。

廣升　健生／大島　克之