freeeは共有人数が多ければ多いほど効果を発揮する

共有機能を使い法人の業務を自動化する【ケース３】

一度自動化された取引は、データを取り込むと自動的に取引一覧に登録されます。そのためデータを取り込んでも【自動で経理】には表示されません。そしてさらに全自動化が進んだ場合【自動で経理】に表示される取引の数が減ります。そうなるとクラウド会計ソフトfreee(フリー)を操作するメンバーが増えた企業になればなるほど、会計の知識も千差万別になることから、効率的な作業分担を考える必要性が出てきます。

社員１０－３０人のケース

【Ａ】大きな組織の社長
【Ｂ】経理専門のスタッフ
【Ｃ】営業担当
【Ｄ】製造部門などその他スタッフ
【Ｅ】専門家

【ケース３】は会社内に専属の経理担当者がいる、数十人規模の中小企業のケースです。
規模が大きくなればなるほど、組織として業務の分業化が進んでいくものです。たとえば製造業であれば【製造部門】と【営業部門】というように、【原材料等のコスト管理】と【売上を管理】するメンバーが異なるケースが多くなります。
このようなケースでは、請求書などについては営業担当【Ｃ】が把握していますので、売上に関係する未回収の登録は【Ｃ】が行います。
そして原材料の仕入れ等の未払の登録などは、製造部門【Ｄ】が行います。
経理担当【Ｂ】は、各種の【取引明細の登録】及び【各担当者が登録したデータのチェック】そして【売上や原価に対する未回収や未払の消し込み作業】などが中心になります。
取引先や仕入先が多い場合は、金額が一定以上のものは請求書原本の画像データを【Ｃ】【Ｄ】がファイルボックスにアップし、【Ｂ】が確認するという使用方法も想定できます。
経費の精算についても、ケース2同様にデータを【Ｂ】が各人から集計してアップロードします。
なお専門家の【Ｅ】の役割としては、登録された取引のチェックや全体の業務フローの構築作業が主な業務になります。

まとめ

【Ａ】大きな組織の社長⇒全体的な業績の把握に集中
【Ｂ】経理専門のスタッフ⇒大きな支払いのチェックや各担当の登録した取引のチェックや消しこみ
【Ｃ】営業担当⇒売上に関係する未回収の登録
【Ｄ】製造部門などその他スタッフ⇒原材料の仕入れ等の未払の登録
【Ｅ】専門家⇒登録された取引のチェックや全体の業務フローの構築作業

 廣升　健生／大島　克之