重要書類はfreeeと画像データで紐付ける

会計データと元のデータを紐付けることが出来ます

クラウド会計ソフトfreee(フリー)の登録データは【自動で経理】の場合、金融機関等から取得した【取引の明細】を元にしています。紙ベースから【取引の登録】をする場合に、紙のデータと会計データの紐付ける便利な機能がファイルボックスです。この機能は紙ベースのレシート等を撮影した画像ファイルをfreeeで登録する(あるいは登録した)取引に添付し、登録した取引の根拠を画像データやpdf等で確認できるという機能になります。

ファイルボックスの使い方は二つあります

ファイルボックスの活用方法は、二つ考えることが出来ます。

1.自身でルール決めした重要な書類と取引データを紐付ける

固定資産の購入や得意先からの大型案件など大切な契約に関する書類を、ファイルボックスを使用して紐付ける使い方です。

2.日々の現金決済などが少ない方

日々の現金決済などが少ない場合、画像データをfreee側転送しておきます。
そして【取引の登録】をする時に、画像を見ながら行なうという使い方です。

二つの方法は目的が異なります。前者は管理の為、後者は取引入力の効率化の為になります。私は前者の使いた方をオススメしています。
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ファイルボックス機能は、専門家との情報共有に有効

freeeを税理士など会計の専門家と共有しながら使っていく場合、専門家は取引データと根拠となる書類関係をチェックする作業が必要になります。その際に、金額が小さい取引まで全て画像ファイルで紐付けるのは、逆に手間が煩雑になってしまうものです。重要性の高い取引の画像がすぐに確認できることで、日々の監査業務や決算時の確認作業も円滑に進めることが出来ます。

注)一点注意したいことは、紙ベースのデータを画像ファイルとしてfreeeの取引と紐付けたとしても、税務調査等の際にその画像をもって帳簿書類の保存要件を充足するわけではありません。
紙ベースのレシートや契約書類は、必ず保存するようにして下さい。

廣升 健生/大島 克之

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