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クラウドストレージはDropboxよりグーグルドライブの理由

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廣升健生税理士事務所では、現在(2017年5月)クラウドストレージサービスはグーグルドライブ(google drive)を使っています。2013年の独立当初はドロップボックス(Dropbox)をメインにグーグルドライブと併用して使っていましたが、グーグドライブのオフィス機能を使うようになってからは

グーグルドライブだけを使うようになりました。

グーグルドライブはオフィス機能を使い出すと単純なデータの保管庫(ストレージ)ではなく、ビジネスを円滑に前進させてくれる必要不可欠なクラウドツールである事に気がつきます。

グーグルドライブとドロップボックス

廣升健生税理士事務所では、クラウド会計を使って会計税務のサービスを提供しています。
そこで、よく質問されるのが、冒頭の『クラウドストレージは何を使ってますか?』です。
会計税務の仕事は、会計帳簿を作る。決算や確定申告をする。その為には、その会計帳簿の根拠となる資料がクライアント様と共有しなくてはいけません。
そこで、活躍するのがクラウドストレージサービスであり、グーグルドライブを使う理由の話となるのですが、先に断っておくと自分はクラウドストレージサービスを一定期間以上(一年以上)使用したのはグーグルドライブとドロップボックスしかありません。

従って、それ以外のクラウドストレージサービスについてはどのような機能があるかはわかりません。
あくまで愛用している(していた)2つの使い比べての話である事はご理解ください。※マイクロソフトのワンドライブ(one drive)を検討してやめた理由は別の記事で詳しく解説します。

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まず、使用の変遷ですが、2013年〜2014年中盤まではドロップボックスをメインに。それ以降はグーグルドライブをメインにし、現在ドロップボックスはそれまで使っていた資料をバックアップする為に使用しているのみ。実質的には、全く使用していない状態です。

ではなぜメインが入れ替わったのか。言い換えればドロップボックスに別れる告げたのか

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それは、

googleドライブのオフィス機能と、クラウド会計が同じ発想で作られているからです。

同じ発想で作られているので相性が良い。

相性が良いので使いやすいのは当然ですね。
裏返しの言い方をすればクラウド会計とドロップボックスはグーグルドライブに比べるとクラウド会計との相性はあまり良くないのです。だからメインが交代したのです。

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違いはオフィス機能からのオンライン思考
グーグルドライブとドロップボックスを比較した時に、一番の大きな違いはオフィス機能があるかないかです。
オフィス機能とは、Microsoftのoffice(ワードやエクセル、パワーポイントなど)の完全オンライン版だと思ってください。

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この完全オンラインでオフィス機能が使える機能がクラウド会計freeeやMFクラウド会計と同じなのです。

クラウド会計も、その為に使用する資料もその資料を元に進捗を管理したりする表計算ソフトもすべてオンラインになります。

これを自分は

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と言っています。

 

オンライン思考とは、業務の最初から最後までオンライン完結させること。完結できないのであれば、どうやったらオンラインで出来るんだろうとオンラインを中心に考える思考です。

イメージとしてこんな感じです。

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資料の共有はもちろん、編集や加工、その資料を元にした業務管理、進捗管理。そしてその資料を使用しての会計帳簿の作成まで全ての業務がオンラインで完結するので、矢印がオンラインのみ向いています。

これが実現すると、バックアップとして保存する目的以外には、パソコン本体に資料をオフラインで保存するという事自体が必要無くなります。

ドロップボックスはオフライン思考

対して、ドロップボックスにはオフィス機能はありません。
その為、資料をクラウド上でデータを共有する機能自体(クラウドストレージ)はグーグルドライブと同じ。
しかし、その共有した資料で業務を遂行するメインはあくまでオフラインなのです。つまりオフライン思考。

データの編集可能を行い、更新する度にオンラインとオフラインを行き来する事になります。
実はこれ。クラウド会計を使ってサービスを提供するまでは当たり前の業務だと思っていました。

例えば、独立当初に使用していたインストール型の弥生会計のデータ。
お客様と会計帳簿のデータのやり取りをする時には弥生会計のデータをドロップボックスで共有する。共有したデータをインストールしている弥生会計で開いて、チェックしてまたドロップボックスで共有する。

これトラブルの元なのです。オンラインとオフラインの行き来が前提の旧来の業務で一番面倒なのは、最近のファイルがどれなのかわからなくなる事です。

皆さんも経験はないでしょうか?オフラインで作業していたファイルを共有ファイルに入れ忘れて、別のメンバーが古い資料を更新していたなんて事。

常にオンラインとオフラインを行き来する業務のイメージはこんな感じ。
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グーグルドライブのオフィス機能であれば、基本的にはオンラインで更新されるので、数秒単位ごとの常に保存されています。
その為、ファイルを保存するという概念すらもない。
では、間違って誰かが更新してしまったらどうするのか?
変更履歴が詳細に残るので、誰がいつ更新したかまで確認できるので、もし、前の状態に戻したければ復元する事も可能です。

もちろん、どうしてもオフラインで作業がしたければ、エクセルの形式でダウンロードをしてオフラインのMicrosoft office で編集する事も可能です。

グーグルドライブとドロップボックス結局どっち?

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ここまで読み進めていただいてどうでしょうか?
オンラインで全て完結できるグーグルドライブに対してオンラインとオフラインを行き来するドロップボックス。
理屈を聞くとグーグルドライブは理想的な運用方法。ただし、実際はインストール型の資料のやり取りも多いので、オンラインとオフラインを行き来するDropbox的運用方法が現実だと思った方が多いのではないでしょうか?
ただ、ドロップボックスにできる事はグーグルドライブにも出来ます。
グーグルドライブで、Microsoft officeのデータを共有してオフラインで作業する事も出来れば、弥生会計のデータを共有してこちらもオフラインで作業する事ももちろん可能です。
そう考えると、それでもドロップボックスを使う理由は自分にはないというのが結論なのです。

従ってグーグルドライブ一択という結論になるのです。

merumaga

 

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