税理士事務所目線のクラウド会計効率化マニュアルについて

人工知能時代のサバイバル仕事術の連載も少しずつ、記事が増えてきてましたが今回の話はサバイバル仕事術を書こうと思ったキッカケとなった話です。
サバイバル仕事術の記事を書き出したのが2017年5月からその前までしばらくブログ記事の更新がされていなかったのですが、その時期に何をしていたかというと、【freeeで経理を全自動化する動画】という動画コンテンツを作っていたわけです。

この動画コンテンツについてしっかりと説明した事がなかったので今回はそんな話を少々させていただければと思います。
で、記事を最後まで読んでいただくと、【freeeで経理を全自動化する動画】を作ったから【サバイバル仕事術】につながるのだと感じてもらえれば幸いです。

最近、同業者（税理士や会計士）の方にオフライン（ネット上でないセミナーや研修などの場）で、異口同音に聞かれる事があります。
それは、

という事。
話を聞くと、最近のトレンドだからとクラウド会計を導入をしてみたけれど、結局効率化云々までいかず、購入したライセンスが塩漬けに…なんて事も。

自分はそんな話を聞くと、正直心の中でニヤッとして、

と返します。
廣升健生税理士事務所では、クラウド会計ソフトのfreeeとMFクラウド会計のみでサービスを提供し、のべ200件のクライアント対応をしているので、個人の税理士事務所では誰よりも多くの事例を経験している自負がありますのである程度はわかっていました。
インターネット等の机上のメリットなどの情報と実際に会計事務所でクラウド会計を導入してみての

【freeeで経理を全自動化する動画】を作ったキッカケはまさにこのギャップに対する自分なりの回答であり、正しいクラウド会計の使い方のマニュアル動画です。

言い換えると、

という言い方ができます。

この税理士事務所目線という話。ここ実はすごくすごくすごく大事だと思っています。

そもそも、例えばクラウド会計ソフトfreeeの使い方なら、freeeのホームページにマニュアルがありますし定期的に開催しているセミナーなどで使い方なども一通り理解することが出来ます。
ただこれは、freee株式会社目線の使い方の提案なんです。

自分はこれは【オンリーワン目線】と呼んでいます。

どういうことかというと、freee株式会社で開催されるセミナーは当然自社の製品のPRをしたいわけですね。
だから自社で開発、実装した機能が他社製品よりどれだけ優れているかの紹介や使い方のマニュアルなわけです。つまり自分主体のみの説明になる【オンリーワン目線】と言えます。
このオンリーワン目線のセミナーや機能説明は、実際にクラウド会計ソフトを使うユーザー（税理士事務所からすればクライアントでありお客様といえますね。）へであれば良いのです。
なぜなら、ユーザーは同時並行で別の会計ソフトなんかまず使いませんから、例えばfreee株式会社が提供する機能説明やメリットに共感できれば使えれば良いだけです。
MFクラウド会計だってそうですし、別の会計ソフトもそうです。

ただ、会計事務所にとってはどうかというと話が異なります。
オンリーワン目線に合わせて言うのなら、税理士事務所目線というのは言い換えればワンオブゼム目線という事です。

このワンオブゼム目線で作る使い方マニュアルなのか、はたまた自社の製品使ってください全開のオンリーワン目線で作るマニュアルなのかで、内容はかなり異なるものになるはずでその点を念頭に置きながら作るからこそ、一個人の税理士事務所がマニュアルを作る価値があると感じたのです。

ファイルボックスはオススメしない

このワンオブゼム目線とオンリーワン目線の話を出した時に動画の中でも触れている話にファイルボックスという機能の話があります。
ファイルボックスという機能を簡単に説明すると、レシートや請求書等の紙の資料をスマホのカメラ機能やスキャナーで画像データにして、freeeにアップロードするとクラウド会計ソフト内に画像データが保存されてOCR機能などである程度の精度で自動解析や文字起こしをしてくれたり、仕訳に変換してくれるという機能のこと。
この機能を聞くと一見とても便利ですよね。画像データが会計ソフト自体に格納されて自動で仕訳を登録してくれるならすごく手間が省けるなと。。。

ただ、自分はあまりファイルボックスを使うことはオススメしません。

なぜなら、画像データを会計ソフトに保存するという事は、画像データの管理を会計ソフトに委ねている。
=画像データを失いたくなければ会計ソフトの乗り換えができない。
つまりこの場合で言うと、freeeを使い続けなければいけないとうことになります。

要は、freee株式会社のオンリーワン目線から言えば、囲い込みです。

確かにファイルボックスという機能自体は便利なのです。それは否定するつもりは毛頭ないのです。
でも、画像データをクラウド上で共有する事なら、グーグルドライブでもドロップボックスでも出来ますし、クラウド会計ソフトの外でデータを共有すれば、画像データのデジタル化にしても、資料の一部だけを共有するわけですからクラウドワーカーの活用やストリームドなど外部のサービスを活用するなどの選択肢も考えることが出来るわけです。

税理士事務所がクライアントにサービスを提供する場合、そういうメリットやデメリット(この例で言えば囲い込みにより選択肢が減る事)を説明した上で、ファイルボックスが使いたいなら無理に止めることはしません。
これがワンオブゼム目線。つまりfreeeが用意するファイルボックス機能でなくても他の代替の便利なサービスを使う選択も考えてみましょうよ！という。

補助簿を使いたいならMFクラウド会計にしたら？

もう一つ例を出すと、【freeeで経理を全自動化する動画】ではfreeeのタグという機能の説明も殆どしていません。
タグというのは、従来の会計帳簿で言うところの補助簿のもう少し自由な概念で、いわゆる付箋紙みたいな感覚で、一つ一つの仕訳に付記情報を加えることが出来る機能。
この機能も、タグの機能で補助簿の役割も出来ますよというのですが、自分も多くのお客様にタグの機能説明や使い方などを説明したり運用したりしてみましたら結論は補助簿を純粋に使いたいなら補助簿の機能があったほうが良いと言う事。
これ例えるなら、スマホは電卓の機能もあるし色々出来る。もちろん飲み会の割り勘程度ならスマホで十分。でもしっかりと計算したいならやはり電卓使いましょうとなりますよね。
なので、廣升健生税理士事務所では、売掛や買掛などの顧客管理を補助簿で行っているクライアントには、freeeではなくそもそも補助簿という独立した機能があるMFクラウド会計をオススメしています。
これも、つまりはワンオブゼム目線と言うことです。

ワンオブゼム目線だからこそ発信できるノウハウ

このワンオブゼム目線と言う話。どちらかと言うと、ネガティブな話が続きましたが、逆に税理士事務所の目線だからこそのクラウド会計ソフトfreeeの活用方法も提案出来ています。

1年分の会計帳簿をまとめて作る方法

【freeeで経理を全自動化する動画】では、1年分の会計帳簿をまとめて正確に、もちろん手間は最小限で作成する方法も解説しています。
クラウド会計の特性である、オンラインで業務を遂行できるというメリットを最大限に活用した方法です

効率的な自動作成と月次チェックの方法

クラウド会計の最大の特徴といえば、モバイルバンキング等との連携により明細の自動取得と帳簿の自動作成です。
その際にどこまで自動作成を効かせるのかという話とその自動化して作った帳簿をどうチェックしていくのかは、ある意味で自己責任の範疇でありfreee株式会社があまり突っ込んだ提案を出来ないとうことはあるはずです。
もちろん、本動画でもあくまで廣升健生税理士事務所での自動化の一例でありますので、すべてを鵜呑みにしてくださいという話ではありませんが、参考にしていただければと思います。

クライアントとの役割分担

会計帳簿を作成する、チェックするという業務を請け負っていると、必ずでてくるのがどこまでクライアントに業務の一部を負担いただくのかという事。
紙の資料を事務所に郵送いただくだけなのか、スキャンをしてクラウド上の共有フォルダに入れていただくのか、あるいは一部のチェックをしていただくのかなどなど、実務ベースでのいわゆる【あるある話】が存在します。本動画をみてクラウド会計の仕組みの活用方法が理解できることで、この役割分担の一つの型が明確になるはずです。

紙資料の自動化の方法

現金で決済した紙のレシートは、クラウド会計で自動化するのはなかなか難しいですが、複数の方法を提案し、自身の環境にあった手間の最小限になる方法を提案しています。

こちらに書いたのはほんの一部で本動画は、7時間半のかなりの長尺コンテンツとなっています。
ただし、上から下まで全部視聴しなければいけないというものではなく、全体マップ及び一つ一つの動画は10分前後になっていて、1話1トピック的な作りになっていますのでぜひ、ご覧いただければ幸いです。

業務効率化はクラウド会計ソフトだけでは片手落ち

【freeeで経理を全自動化する動画】の話が思いの外長くなってしまってようやくここから冒頭の動画から本ブログ【人工知能時代のサバイバル仕事術】へと言う話です。
ワンオブゼム目線のクラウド会計動画マニュアルを作ってみて感じたのは

クラウド会計を数多くのクライアントに展開してみての、

つまりは、クラウド会計ソフトというツールを実際に使っている人（つまり廣升自身）の内面の話まで解説しないとおそらく完結しないなという事でした。

例えば、既に発信しているブログで言えば、【クラウドストレージはDropboxよりグーグルドライブの理由】同じクラウドのデータ共有サービスであっても、ドロップボックスよりもグーグルドライブを使うという【オンライン思考】。

これは、クラウド会計ソフトを使っていなければそもそも考えもしなかったでしょうが今ではもうドロップボックスに戻ることは出来ません。

また、【ブログ論　連載型のブログ必須!?体系図の作り方】ではなるべく自分の持ちうるノウハウはインターネットを通じて包み隠さず情報発信をしてます。これも、クラウド会計を使うクライアントの特性上、エンジニアの方やネット強い方が多くその世界では、あまり自分の持ちうるノウハウや情報をクローズドにしてという発想がありません。
だから、情報発信のスタンスもどんどんそちらの価値観になっていきます。

そして、自戒の念も込めて自分が一番学んだと思うのは、ダメ出し論とやごめんさない論という記事でも書いた、テキストでのコミュニケーションです。

クラウド会計ソフトをはじめクラウドツールを活用しだすと、なんでもかんでもオンラインで、なんでもかんでも効率化となってしまいます。（2015年位の自分が正にそうでした）
ただ、大事なのはクラウドツールを徹底活用したオンライン化、効率化だけではないなとようやく気がついています。(まだ気づきつつある位かもしれませんが…)

それでもクラウド会計の波は止まらない

冒頭で、同業者の方からクラウド会計で効率化するか？という話を紹介しました。
このブログを書いている現在（2017年8月）の状況で言うと、【クラウド会計】というのはちょっとした揺り戻しのフェーズなんだろうなと個人的には感じています。
明細の自動取得だ自動作成だ、今までの手間が何十分の一になる。
という、喧伝にのって導入してみたは良いけれど…

結局は今まで通りのインストール型の会計ソフトの方が良かったではないかと…

ただ、オンラインの破壊力って凄いんですよね。良くも悪くも
自分もITの専門家ではないので、スケールの大きい次元の話は全くわかりませんが、士業という括りを設ければ、情報発信や集客を含めてインターネットを活用したオンラインのメリットもデメリットも少しは分かるつもりです。
【クラウド申告freeeにダメ出しとエール】記事後半エールのパートでも触れてますが、オンラインの大海原に自ら乗り出さないと、いつの間にか仕事がなくなる。あるいは、仕事は残ったとしても満足な報酬をいただけるほどの価値をつくれない状況になる世界が急速に近づいているのだとひしひしと感じます。

最後に

最近、本連載【人工知能時代のサバイバル仕事術】のブログが滞りがちでしたので気合を入れ直して長文を書いてみました。
いやぁどうにもやはり文章を書くのは苦手です…が伝えたいこともあるので伝わるかは別にしてこれからもよろしくお願いいたします。