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組織や将来の新規の人材活用も想定した全体最適のツールの選び方

 

0:33 【全ての人が使いやすいツールを選ぶことが大切】

ツールを選ぶ際にはすべての人が使いやすいツールを選ぶことが大切ということを解説しています。

クラウド化ということを考えた際、ここで言うすべての人にはどこまでの人を含めるべきでしょうか?日本でビジネスを行い、将来の人材活用も見据えると、少なくともすべての日本人を含めるべきでしょう。

自社で使用しているツールが一般的なものでない場合には新しいツールの導入も検討するべきです。

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5:38 【クラウドソーシングも想定した全体最適なツール】

基本的には全ての日本人に対して全体最適なツール(グーグルスプレッドシート、グーグルカレンダー等)を使用するべきということを解説しています。

これらのツールではできないことが出てきたときに初めて、同業界内で一般的なツール(グループウェア、ティーチミー等)の導入も検討しましょう。

なぜなら、全ての日本人に対して全体最適なツールを使用していたほうが、クラウドでの人材の募集が容易になるからです。

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10:26 【使用ガジェットとツール選びについて】

使用ガジェットとツール選びについて解説しています。パソコン3台(windows、mac、Chrome)、スマホ2台(Android、ios)を使用してきましたが、従来の会計ソフトの中にはwindowsでは使えるけどmacでは使えないものなどもあります。

Googleオフィスであれば、基本的にどのガジェットでも使えるため、使用するガジェットに左右されないというメリットがあります。

また、どのアプリも性能が高くおすすめです。

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会計事務所クラウド化マニュアル

会計事務所クラウド化マニュアルより

クラウドでの人材活用やコミュニケーションについて説明   しましたが、ここからはクラウドツール等について解説します。

会計事務所クラウド化マニュアルの冒頭では、クラウド会計ソフトの取扱説明書ではない旨は触れま した。

筆者の事務所ではコミュニケーションのクラウドサービスとしてChatwork、情報共有はGoogleドライブ、会計ソフトはクラウド会計ソフ ト(具体的にはクラウド会計freee、マネーフォワードクラウド)を活用しています。その活用方法については主に別の章で紹介しますが、これらのクラウドサービスも唯一絶対で永続的なものではなく、事務所を運営するためにより適したサービスがあればすぐに切り替えます。

ですが、現在のところ、なぜこれらのクラウドツール等を使い、本書で紹介しているか。その根本的な価値観や判断基準をお伝えします。

まず、筆者がクラウドツール等を選択する際に最も意識しているのは、 ワンクリックオペレーションを行いやすいクラウドツール等であるか否かです。

前述したとおり、筆者は会計事務所のクラウド化とはワンクリックオペ  レーションを浸透させることだと確信しています。そして、ワンクリック オペレーションを浸透させるためには、会計事務所内の職員はもとよりサービスを提供する顧問先や、クラウドでの人材活用も視野に入れた、広   い範囲で考える必要があります。

そのような判断基準で筆者の事務所に最適なクラウドツール等を考えた際には、既に紹介しているコミュニケーションツールとしてChatwork、情報共有はGoogleドライブ、会計ソフトはクラウド会計ソフトを使用しているわけですが、それぞれの理由をもう少し詳しく解説していきます。

Chatwork

Chatworkは他のビジネスチャットに比べると、機能は非常にシンプルです。今までビジネスチャットなどを使ったことがない方が新たに使いだ   したとしても、すぐに慣れてしまいます。筆者はこの、新たに使いだした   ユーザーがすぐに操作などに慣れてもらえる事が、非常に重要だと考えて   います。

例えば、使用歴が長いユーザーにとっては、機能が非常に多くて使いや  すいビジネスチャットであっても、新たに使用してもらうユーザーにとっ  ては機能が多すぎて使いづらくそのビジネスチャットを開いてすらもらえ  ない場合があります。すると、いくら機能が豊富でもコミュニケーションとして成立しないので、ワンクリックオペレーションでデジタルの情報伝  達の精度を上げても意味がありません。そのため、選択基準のイメージは  使い慣れたユーザーが更に満足し100点、しかしはじめて使用するユー ザーには50点よりも、使い慣れたユーザーには、80点のシンプルな機能で  あってもはじめて使用するユーザーが使いやすく同じく80点の使い心地  の方が全体最適であるという考え方をしています。

Googleドライブ

情報共有にGoogleドライブを使用している理由もワンクリックオペ レーションを行いやすいかどうかです。ワンクリックオペレーションに  よって目的地へのリンクを貼る事でデジタルの情報伝達の精度が上がるわ  けですが、その際に最も大事なのは、誰がどの端末から見てもリンクの先  の情報にたどりつける事です。

例えば、マイナーなクラウドツール等を使用し他者にワンクリックオペレーションでリンクを貼ったとしても、そのリンク先の情報にアクセスするために新規のユーザー登録が必要であったり、スマホのアプリが未対応、指定のブラウザ(マイクロソフトのインターネット・エクスプローラーなど)に 限定されたりと、制約があればそれだけワンクリックオペレーションでの情報伝達が円滑に進みません。そのような視点で考えると、ユーザー数も非常に多く、スマホアプリの開発などでも世界最先端であるGoogle社の   サービスを使用するのが最適であるというのが筆者の考えです。

❸ クラウド会計ソフト

クラウド会計ソフトを使用している理由も、上記2つと同様にワンク  リックオペレーションが可能になるからです。具体的な活用方法は第3章以降で詳しく解説しますが、スプレッドシートGoogleドライブの表計算ソフト)にクラウド会計ソフトの該当ページのリンクを貼る。クラウド会計ソ フト内の仕訳の摘要欄にスプレッドシートで集計した内訳などのリンクを貼ることでコミュニケーションChatworkと情報共有Googleドライブ)と会計ソフトがクラウド環境で一気通貫になります。

筆者の事務所では、この環境を構築したことで、第2章以降で解説するクラウドでの人材活用や業務の分業化が可能になったと実感しています。

 事務所で使用しているクラウドツール等の論点になると、必ずあがってくるのは、

「別の〇〇というサービスでこんな便利な機能がありますよ!」

「うちは既に〇〇というクラウドストレージサービスを使用しているのですがGoogleドライブにした方がよいですか?」

など、機能の差異などに着目した話ですが、筆者の結論としては、こうで す。

「ワンクリックオペレーションを構築しやすいクラウドツール等なら何でもよい」

例えば、クラウドストレージサービスはGoogleドライブではなく、マイ クロソフトのワンドライブとオフィスクラウドを使用してもワンクリックオペレーションは構築できますし、Dropboxを使用しても可能ではありま す。

そのため、ワンクリックオペレーションで情報を共有するユーザーの全   体最適が、使用するクラウドツール等に合致しているのであればそれが正   解なのです。

本書では紹介していませんが、例えば職員が多い事務所であれば、事務  所の職員内を全体最適と設定し、会計事務所の業務管理に特化した

MyKomon (株式会社名南経営)やグループウェア最大手の「kintone(サイボウズ株式会社)なども有力な選択肢にあがるはずです。

会計事務所と一括りにしても、事務所の規模も職員数も違えば、セキュリティへの考え方や既に使用しているシステムとの兼ね合いなど千差万別   であり、何が唯一絶対の最適なクラウドツール等であるのかという議論は   意味はないと感じています。

一方で、【情報を正しく伝達すれば、業務は効率化する】というのは、本   質でありその手段としてワンクリックオペレーションを構築しやすいクラウドツール等は自身(自社)にとって何であるかという視点で考えるとそれぞれのニーズに合った最適なクラウドツール等が見えてくるはずです。

 

 ワンクリックオペレーションコーチ講座で使用したスライド一覧

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動画の文字起こし

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将来の新規の人材活用を想定した全体最適のツールの 選び方という話なんですか、まず結論からいくと、すべての人が使いやすいツールを選ぶことが大切です。ということなんですが、まずツールの選び方と考えた時に、まずすべての人ってどこに単位を設定するのかというのが非常に重要なんですね。例えば会計事務所とか中小企業って考えたときに、会計事務所の職員の中で最適なものというのがすべての人っていう定義もあるし、会計事務所じゃなくてお客さんを含めたものが最適なものっていう考え方もあるじゃないですか。

そのときに、私がまずこれ言うのがクラウド化ということを考えたときに、どこに最適な全体を置くのかというのが重要ですよと言ったときに、私が提案するのは全世界とまでは言わないんだけれども少なくとも日本人。日本人のお客さんを相手にするなら、日本人というところの定義ぐらいまでわりと広く考えた全体最適を持っとくといいと思いますよいう話をします。

今回、なんで日本人かと考えたときに、将来の人材活用とかというところまで視野に入れたときに世界の例えば日本人を相手にして日本語で仕事しているのに、英語圏の人スペイン語圏の人までの全体最適はいらないんだけど、日本語で仕事してんだったら日本人という人が人材活用できるよっていう選択肢があるんだから、そこぐらいまでの広い視野で見た方がいいんじゃないですかと言っています。なんでかっていうとクラウドだからという話になる。小さい事務所の中の20人って言うのだったら、例えば会計事務所の業界であれば、よくあるのはドキュワークスとか、あと管理のマイコモンとか、会計業界の中では結構メジャーで使われてますよね。

でも、ドキュワークスってどれぐらいの日本人が使ってるんですか、どれぐらいのパソコンの中に入ってますかって言ったら多分そんなに多くはないはずですよね。マイコモンはと言ったらおそらく会計業界の人しか使ったんですよね。それを使うことが本当にいいんですか、というところまで考えて使いましょうって考えると、ヘビーユーザーもライトユーザーも合格点な方がいいんじゃないですかという話はしてます。必ずこれ、さっき出ましたけど言われるんですよ。特に1人事務所の方とかで飲み会してるときとかによく言われますね。

グーグルドライブっていいんですよって私が言うと、グーグルドライブってドキュワークスで見れるんですか?いやドキュワークスでは見れませんよと言うと、じゃダメだわと言うんですけど、そうじゃなくてドキュワークスじゃないとできないという業務はおそらくないんですよ。そうじゃなくて 、PDFでもチェックできる方法を考えた方がいいんですよ。もちろん ドキュワークスのいい機能っていっぱいあるじゃないですか。あの並び替えたり、その中にチェックできたり、やりやすかったりあるんですけど、あのpdf でも似たようなことはできるし、って考えたらちょっと操作を覚えてPDFでできたほうが、PDF のほうが絶対見れる人多いんですよ。

その自分のやり方自体をちょっと疑ってみた方がいいんじゃないのっていう風に言っています。

 

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例えばこういう話もあります。グループウェアとかでスケジュール管理をしてますというのもありますよね。

こういうのも、もちろんそれ用の特化した機能とか便利な機能があるのはわかるんですけど、例えば私の事務所なんかは、前職だとですねサイボウズを使ってたんですよサラリーマン税理士時代の事務所では。

でもうちの事務所のせいぜい10人くらいのクラウドメンバーと仕事するんだと少なくともグループウェアはわざわざ要らないなというのはあったので、うちでは後でステップが進んだときに紹介するような管理シートとか、ヒアリングシートもそうですけど全部グーグルのスプレッドシートで管理してたし、スケジュールというのはグーグルカレンダーで管理してた。

と考えると、まず全体の最適なものは?と考えて、それでもできないがあったら初めてその全体最適じゃない、日本人全体最適じゃない業界の最適解っていうのを探していけば良いだけで、意外と逆に考えちゃう人多いんですよね。こっちの使うグループウェアの方がありきで。これ会計業界は特にあるあるだと思うんですけど、会計業界の中の人づきあいがり、その会計業界の中の、あの事務所さんはこういうツールいれてるらしいよみたいに言われると、そういうじゃあそういうツールいれてみるかみたいな感じになりません?

支部の集まりとかで。れ自体がかなり狭い視野になってるよっていうことを知っていたほうがいいんですよ。これって会計業界じゃなくても中小企業とかでもやっぱりなんだかんだ同業者の付き合いとかあるので、同業者のつながりになってくるんですけど。会計業界で後もう一つちょっとしたところだとティーチミーとかね。ティーチミーて知っています?これ私のお手伝いした今までの事務所の中で7割ぐらいは入ってましたね。

7割入っているのは相当いいほうっていうか、結局クラウド会計とかガンガン入れている事務所で私結構手伝いに入っていると、そういうなんかツールを入れたがり所長なんですよ皆さん。なのでそういうのを入れるんですけど、私からするとティーチミーは入れないなって思うんですよ。だってマニュアル作成ソフトウェアですよ。マニュアルなんかはパワポとかグーグルのスライドで作ればいいんですよって思うんですけど。

それ専門のすぐにマニュアルっぽく作れたりとかって機能は確かにあるんですけど、google のスライドの操作方法を覚えた方が汎用性高いじゃんって思っちゃうので。例えば、そのティーチミーを使いますと言ってクラウドソーシングで人材を募集しますて言ったときにそのメンバーにそのマニュアル見せるわけじゃないですか。そうするとまたそのティーチミーのアカウントを持ってなきゃいけないし、じゃあ閲覧だけは自由にできますよとしたとしても、またそのティーチミーのアプリを入れますよとか考えていくと、クラウドサービスというとワンクリックでできるんだと考えがちだけど、そういう例えばログインをしなきゃいけないとかアプリ入れなきゃいけないとか、今までやってることにワンクッションあるだけで相当ハードルが上がるじゃないですか。アプリ入れるのめんどくさいからまだ見てないですとか、だからそもそもそういうところをなくしようって思ったら、結局グーグルのサービスが最適になってくるんです。

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私は常にですねパソコンは意識的にですね、いやただガジェットが好きだっていうのもあるんですけど、windows とmacと後で紹介するクロームブックというのもですね並行で使っていました。クロームブックはちょっと1年前くらいに壊れて売っちゃってから新しく買ってないんですけど、windows と mac は常に使っていて、windows のサーフェイスラップトップなんですけど、マックも マックブックプロを持っていて、mac で使える機能とwindows で使える機能とクロームブックで使える機能の常にこの最適解っていうのをいつも見ています。スマホも一緒でアンドロイドと iosを一緒に持っていますあのメイン、サブ機で。メインとサブで。あの私メインはアンドロイドはで、サムスンのギャラクシーという使ってるんですけど、iphone はse の第二世代っていうのを買って、実は今ですねメインよりサブ機の方が値段が高いというちょっと逆転現象か起きたりしてるんですけど、これを突き詰めていくとすごくクラウド脳になります。というのは、ドキュワークスってmac ってあるのかな、最近私もチェックしてないですけど、会計ソフだと windows はできるけどmacには対応していないって結構多いじゃないですか。一方クラウド会計ソフトだったらどれでもできるよね、このクロームブックでもできるよねってなるし、その android と iosどっちも使えるアプリってなんだろとかって考えていくと、さっきの話なんですけど結局 googleになるんですよ。なんだかんだで google のサービスはエンジニアのレベルがやっぱりズバ抜けてるからどのアプリであってもある程度良いものになっているという結論になっちゃうんですよ。って考えると、個人的にはmicrosoft のサービスと googleのそれ。どっちがいいんですかというと、やっぱり googleになっちゃうっていうふうになります。なのでそういうことも含めmicrosoft より google のオフィスにしましょうよという話になっていきます。

 

 

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