freeeの登録した帳簿書類等の保存と管理

レシートや請求書などの類いは、取引を入力する為だけに必要なものではありません。あくまでも税務調査の時に、帳簿との整合性を確認する為に必要なものと心得て下さい。

税務調査の為に袋で保存します

紙ベースで発行されたレシートや請求書などは、紙ベースのまま保存しておく必要があります。存期間は原則7年間です。これは提出した確定申告書について税務調査があった場合、取引履歴を証明する為の証憑類として必要になる為です。

最小限の手間で証憑類を保存しましょう

証憑類を整理や管理をする方法をご紹介します。よく紹介されるのは、レシートを一枚一枚ノートなどに貼る方法です。この方法はクラウド会計ソフトfreee(フリー)の使用を前提で考えると、あまり効率的な整理の方法ではないように思います。

従来の会計ソフトでの入力は、レシートなどを1枚1枚見て入力する為【レシートを紙に貼って整理する】⇒【その資料に基づきデータを入力する】という工程が1セットになっています。結果として【資料を保存しておく】ということに繋がるのです。

これに対してfreeeでは、レシートの入力も極力家計簿アプリなどを使用して取引の入力作業の効率化を図っています。もしそうであれば、レシートなどを丁寧に紙に貼ったりして整理する必要はありません。請求書の管理も同様です。例えばfreeeの登録が済んだ証憑類としての請求書やレシートなどは、封筒にひと月分まとめて入れておくだけで構いません。あるいは、クリップでまとめての管理でも、税務調査の為の証憑類の保存という意味では十分です。

税務調査では結局のところ、freeeのデータと証憑類の整合性の確認ができれば問題はありません。レシートの整理や管理は手間を最小限に、かつ目的を達成できる方法を考えて進めて下さい。

～まとめ～

freeeを使う方の証憑類の保管方法とは
●封筒にひと月分まとめて入れておく
●クリップでまとめての管理
などの方法で、税務調査の為の証憑類として保存しておきましょう。

廣升　健生／大島　克之