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freee(フリー)での安易な自動化登録はとっても危険な件

 
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廣升健生(ひろますたけお)
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22フリーランス1年目を代表してクラウド会計について税理士に聞いてきましたs

freee(フリー)での安易な自動化登録はとっても危険な件

 

000井上普通

クラウド会計ソフトfreee(フリー)って自動で経理で取引の登録作業をするときに、登録のボタンの上に自動化ってボタンありますよね?

自動化

07納得hiromasu

はいはい。このボタンは安易に押すのは気をつけてね。後で痛い目あうからさ

205

え???そうなんですか?私、かなり安易に自動化ボタン押してます。。。基本、登録とセットくらいの勢いで、自動化→登録ってやっちゃってますよぉ

18否定 hiromasu

あーありがちな使い方ですなぁぁ。下手な自動化がされていなければいいけど。。。

012井上

そもそも、この自動化ボタンをおして、登録すると何が自動化されているのかがピンときてないのでついつい自動化のチェック付けたくなってしまうんですよね。

01あきれるhiromasu

だね、井上さんに限らず事務所にお問い合わせいただく方はそこら辺の理解が曖昧模糊なん感じ

005井上悩み

そうですか?やっぱりそこ曖昧モコミチですか?そこら辺教えて下さいよ。

13サムズアップ hiromasu

いいですよ。そもそも何が自動化されるのか理解しないと、いけないよね。まず、自動で経理って1自動同期と、2自動で経理の2つのステップがあるって話はもう大丈夫かな?

208

はい!それは、【現金決済のたまったレシートの入力のやり方の件】で教わりました。まず、freeeが日付と取引の内容と、金額は自動で取得してくれる。これが自動同期機能。その後そのデータに勘定科目やタグの設定をするのが自動で経理ですよね。

05自信 hiromasu

そうですね。そこまで、理解していれば、話は早い。自動化のボタンというのはステップ2の【自動で経理】で勘定科目やタグの設定を自動化してくれるのね。例えば、井上さんが毎月docomoの通信料を払っていたとする。

206

私、iphone6ですけど、auですね。

02 放心 hiromasu

あぁそう、じゃあauに払っていたとする。で伊予銀行から毎月引き落とされる取引明細をみると auってなっているよね。

208

はい。明細はKDDIですね。これは、通信費として勘定科目を設定して、タグの設定もしています。

03 承諾hiromasu

うんうん。でこれを自動化して登録すると

202

はい。自動化ボタンを押して登録しています。

21指し棒 hiromasu

で、ここからが大事なんだけど、ここで自動化されると、翌月から、KDDIの通信料は自動で経理に表示されずに、freeeが勝手に登録してくれちゃいます。

212

そうするとですよ。私の場合毎月の伊予銀行の入出金が30件ほどあるんですよね。

206

これ最初は当然、未処理30件って出るわけですけど、自動化して登録するとそもそも、未処理にすら上がってこなくなるってことですか?

13サムズアップ hiromasu

そうそう。KDDIの通信費だけでなく毎月発生してくる様な家賃とか定期的な報酬とか一回自動化されたら、もう、未処理にすら登場せずに自動で登録される。例えば、毎月の取引が30件で自動化された取引が14件あるなら、そもそも自動で経理の未処理って所に16件しか表示されないわけね。

自動化5

021井上

そうすると、毎月の取引がルーチン化している業種ほど、使えば使うほど未処理の処理自体が少なくなるんですね。

20指差し hiromasu

そうだね。井上さんは、デザインの仕事で、毎月定期的な取引って少ないかもしれないけどホームページ作成会社のクライアントなんかは毎月の保守料みたいのは、一度登録したらその後は、登録作業の必要はなくなるってわけですな。

207

それは、すごいですね。ただ。。。もし、間違った勘定科目を設定して自動化したら。。。。

16ファイト hiromasu

お!気づいた?一番最初の自動化の設定で正しい設定がされていれば、いいけどもし間違った自動化の設定をしてしまったら、未処理にも表示されないんだから、間違った登録が延々されてしまうという。。。

自動化6png

022井上

おーーそれは恐ろしいですねぇ。それで、freeeで全自動化マニュアルでも【設定作業を制するものはfreeeを制す】で最初が肝心って強調しているわけですね。

20指差し hiromasu

そうです。自動化の設定は正しく使わないと、怖いよね。

999

ですね

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