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全自動クラウド会計ソフトfreee(フリー)で【取引の登録】をするのはどんな時か聞いてきた件

 
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廣升健生(ひろますたけお)
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14フリーランス1年目を代表してクラウド会計について税理士に聞いてきました

freeeで【取引の登録】をするのはどんな時か聞いてきた件

009井上横柄

クラウド会計ソフトfreee(フリー)で全自動化マニュアルの【freeeで【取引の登録】の多用は愚の骨頂!】読みましたよ。取引の登録は愚の骨頂ですかぁ。でも、freeeの中で取引の登録をする事って絶対ありますよね?

19笑う hiromasu

もちろん取引の登録を完全にゼロにする事は出来ないけどね。

006井上納得

全自動洗濯機の考え方ですよね。殆どの洗濯物は全自動洗濯機にぶっ込む。そうじゃないものは手洗いをする。これが要するに自動で経理なわけですよね。それは、分かるんですよ。自動同期できるものは、自動で経理でOKですもんね。

07納得hiromasu

で、それ以外は別の方法で対応するわけね。こんな感じでね

13サムズアップ hiromasu

自動で経理で扱えないもの!まずは、未決済の取引ね。納品を完了したけど、まだ入金されてない取引だよね。 これは、請求書の発行機能を使って取引を自動で登録する。

029井上ー

ですね。で逆に商品の納品を受けたりサービスを受けたのに、代金が未払の様なケースは請求書はもらう立場で、請求書の発行みたいなfreeeの便利機能は使えないわけだからこれを、取引の登録で補完するって事ですよね。

図1

05自信 hiromasu

おーすごい理解している。その通りですよ!井上さん。 では、ちょっと突っ込んで質問です。その他に取引の登録をするのはどんな時が想定されるでしょうか?

212

うーーん。普通にイメージするのは現金決済のレシートの入力ですよね。これは、デジタルデータじゃないんでfreeeで取引の登録が必要かと。。。

17思考 hiromasu

あとはあとは?

212

あと、この前の【freeeの設定の大事さについて再確認してきた件】で話をした、自動同期に対応していない金融機関の口座の場合は、取引の登録が必要ですよね。自動同期出来ないんですから仕方ないですよね。

18否定 hiromasu

あ~なるほど、そうすると、井上さんが考える取引の登録が必要な場合は、
1.未決済の支払い取引があった場合
2.現金のレシートの入力
3.自動同期していない金融機関の口座
って事になるね。

002井上なるほど

はいそうです。

16ファイト hiromasu

これ、全部話しをすると長くなるから2と3の話については、【現金決済のたまったレシートの入力のやり方の件】で詳しく話すとして今回は【1.未決済の支払い取引があった場合】でいいかねぇ?

028井上ー

そうですね。1コンテンツ1結論がwebコンテンツの基本です。

00 基本2 hiromasu

ですね。井上プロデューサーに口酸っぱく教えていただきましたから

008井上喜び

ですね。

00 基本 hiromasu

でね。未決済の支払の時は取引の登録作業が必要って話に戻しますけど、自分は実質的にfreeeでの【取引の登録】作業が必要なのは、この1のケースだけだと思っているのよ。

20指差し hiromasu

ってか、1以外はfreeeで登録しない様にするのが、freeeの全自動化の理想形だと思っているんですわ。

図2

002井上なるほど

そうすると、2.3は他の方法で自動化出来るってことですか?

07納得hiromasu

はい!できます。ただ、それは【現金決済のたまったレシートの入力のやり方の件】でしているけど、結論は出来るんですわ。全自動化がね。

015井上

なるほど、それは嬉しいですが逆に1.の話はやっぱり自動化は出来ないんですかねぇ。2と3が自動化出来るなら【1.未決済の支払い取引があった場合】も出来ないかなって思ったりするんですけどね。

17思考 hiromasu

うーん。請求書を発行する場合はこちらに主導権があるでしょ。エクセルで作ってもいいし、独自のシステムで作ってもいいし、その際にfreeeの請求書発行機能を使えばそのデータが、未決済の売上で会計処理になるけど、請求書をもらう側に主導権無いでしょ?

018井上

というと?

03 承諾hiromasu

お客さんによって郵送で、請求書を送ってくる場合もあれば、PDFでメールに添付して送ってくる場合もあるし、請求書の様式だってバラバラでしょ。

023井上ー

それはそうですね。相手は相手の事情で請求書作ってますからね。

図3

01あきれるhiromasu

一応、freeeの機能でも受け取った請求書をファイルボックスっていう、機能で画像データにしてfreeeで取り込んで、そこでOCR機能を使って自動化できます。みたいな機能があるけど個人的には使用はオススメしないね。特に井上さんくらいの規模なら尚更ね。ただ、ファイルボックスの話はまた、今度するね。一応全自動化マニュアルのページは参考までに 【重要書類はfreeeと画像データで紐付ける。ファイルボックスの活用法】

010井上

そうですね、1コンテンツ1結論!話が散漫になってはいけません!私の場合って確かに未決済の支払いがある取引って、大きく分けて2つだけなんですよ。一つは仲間のデザイナーに孫請けの形で業務を外注した場合には、納品してもらって支払うのが翌月ってケースですね。二つ目は毎月のネットの通信費なんですよ。私実家なんですけど、通信速度の関係で別個に契約してて請求の葉書が届いて翌月10日に、伊予銀行の口座から引き落とされるんですよ。

図4

06輝く hiromasu

なるほどね。井上さんのケースなら、1は取引の登録から未決済の登録したほうがいいけど、ケース2のネットの通信費の方は、わざわざ未決済の取引計上しなくてもいんじゃない。 毎月引き落とされた時に自動で経理で通信費で登録すればいいよ。

998

あ!そういうものなんですか。でも、例えば1月に使用した通信費が2月に支払うんだから、未決済ですよね。それなら、1月に未決済の取引登録と、2月の引落時に自動で経理じゃないんですか?ググって調べたんだけど、通信費は1月使っているんだから発生主義という考え方に基づいて会計の処理をするんですよね

図6

19笑う hiromasu

それはそうなんだけど、金額も毎月数千円でしょ。そして、継続して毎月発生する支出なんでしょ。

05自信 hiromasu

そういう取引は、厳密にやろうとすると手間ばっかりかかるから、結果があってればさほどこだわる必要なし!だって、1月に未決済の取引の計上して2月にその取引の消込、2月にまた未決済の取引の登録、って同じ事の繰り返しなわけでしょ。同じ話は3月以降も続くわけだ

図7

000井上普通

確かにそうですね。取引の登録の手間が増えてるだけで結論一緒です。

03 承諾hiromasu

井上さんは実家だから無いかもしれないけど同じような話で、毎月の家賃や、定期購読している新聞、水道光熱費なんてのも同じ話が出てくるんだけど、こういう支出は、1年間の期の途中では、実際支払った時に経費に計上すれば問題なし。freeeでいう自動同期で登録すれば問題なし。 で、期末だけ未決済の取引や、逆に前払いの費用などを計上するんですよ。これを簿記の試験とかだと【収益、費用の見越し繰延べ】なんて言います。詳しくはfreeeで全自動化マニュアル【freeeで各種残高のチェック【見越】【繰延】の計上】で確認してみてね。

019井上

確かにそれなら、確定申告の時にだけしっかりやれば辻褄合いますもんね。

14ラブコール hiromasu

うん。1の仲間のデザイナーへの支払は、うっかりとかでも支払忘れたりすると、信頼関係にヒビが入るからしっかりと未決済の取引を登録して、請求書の発行同様に支払期限とかをチェックする意味はあると思うけど、通信費の支払は期末に計上すれば十分ですよ。

202

なるほどぉ。なんか、【開始残高に設定する金額【現金】の金額について教えてもらった件】でもそうでしたけど、会計って、いかに厳密にちまちま記録する事が大事だって思ってたんですけど、押さえるべきところをそうでないところをしっかりと見極めて行くことが大事なんですね。

03 承諾hiromasu

ですね。今回の話だって、通信費は未決済の取引登録しているのに、得意先の未決済取引登録してなかったら、金額のインパクトも違うでしょ。 もちろん、通信費を未決済の取引登録するのは、間違っている処理ではないわけ。むしろ正しい処理ではあるけど、いつも井上さんに言っているように、所詮経理業務を厳密に正確にやっても売上が上がるわけではないわけだから、押さえるべきポイントを押さえて、どれが重要かを判断して、会計処理をすることが大事なわけですよ

図8

999

はい!了解です。経理業務はfreeeに任せて本業がんばります!

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