ワンクリックオペレーション活用法

これまで、チャットワークでのコミュニケーションをフロー、Googleドライブの情報をストックと見立てることで、リンクをワンクリックすることで該当するフォルダやファイルなどに辿り着く方法としてワンクリックオペレーションの概念や効果をご紹介してきました。この発想で運用に慣れてくると、Googleドライブから別アカウントのGoogleドライブへの資料の横断や、Googleドライブからクラウド会計ソフトへの資料の横断などあらゆる情報のアクセスが可能となります。そこで本項では、より効果的なワンクリックオペレーションについてご紹介します。

ファイルからフォルダへ
筆者の事務所では、顧問先の管理としてスプレッドシートを使用して該当するフォルダのリンクを貼っています。前頁ではフォルダ階層について触れましたが、管理シートを作成しそこにURLを貼っておけば該当するフォルダにワンクリックでたどり着けます。従来でフォルダを辿ってファイルを開いていましたが、ワンクリックオペレーションでは、ファイルからフォルダへとアクセスするようになります。

クラウド会計のリンク雛形
クラウド会計ソフトを使用している顧問先に対しては、スプレッドシート内に、あらかじめクラウド会計ソフトのリンクを貼っておきます。クラウド会計はアカウントの切り替えで顧客の情報が変わりますが、URL自体は変わりません。そこで説明用に使う月次推移表や資金繰表、売上の元帳などのリンクを雛形として共有しておくことで、オンラインミーティングの際などにいつでも確認していただくことができます。

クラウド会計ソフトの摘要欄にワンクリックオペレーション
またクラウド会計ソフトの摘要欄などに、Googleドライブのリンクを貼り付けることで、会計ソフトでは金額の合計額を登録し、内訳は別紙参照といった場合には別紙のスプレッドシートなどにワンクリックでアクセスすることが可能になります。従来であれば、会計ソフトのデータとその計算根拠となった表計算ソフトなどの情報や根拠の証憑類は情報として分断されていたため、情報の取り違いや認識違いなどの情報伝達に齟齬が生じていましたが、摘要欄に計算根拠などのリンクが貼っていれば、間違えることなくアクセスできるようになり、とても有用です。

クラウド時代のソリューション
リンクを貼ることでチャットワークからGoogleドライブへ、Googleドライブからクラウド会計ソフトへ、あるいはその逆など、クラウドサービスをワンクリックで横断できる仕組みを作ると、大きく思考が変わってきます。
それは、会計ソフトがソリューションの中心ではなく、ソGoogleドライブが中心になったということです。例えば、従来の方法であれば、売掛金の内訳や給与の内訳について会計ソフト内に登録し、会計ソフト内で作成するデータ自体がそれらの内訳の資料になっている場合が多かったわけですが、現在、内訳はGoogleドライブのスプレッドシートに集計し、合計金額のみをクラウド会計ソフトに入力、その内訳は摘要欄にリンクを貼るという使い方が多くなってきています。
この方法をとると非常に便利なのが、会計ソフトごとに操作方法を習得する必要がないのです。習得するのはGoogleドライブのスプレッドシートでの操作方法だけです。
クラウドでの人材活用の意味でも有用で、クラウド会計ソフトを使用できる人材とGoogleドライブのスプレッドシートを使用できる人材であれば、当然後者の方が対象者は多くなります。そのため、業務の軸を会計ソフトの外に移しGoogleドライブでの運用を中心に考えているのです。

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