タスク管理のためのおすすめのクラウドツール

今回は、タスク管理についてです。チャットワークの機能にもタスク管理の機能があり、ピンポイントで使うことはありますが、筆者は日常的には別のタスク管理ツールを使っています。

チャットワークのタスク機能
まずは、チャットワークのタスク機能について説明します。チャットワークでは、チャットワークの本文から即座にタスクを設定することができます。
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この場合に、期限の設定や対象者が誰かなども設定することができるので、対相手のとのタスク管理には大変便利です。

このタスク機能が一番重宝するのは、個人の確定申告時期です。この時期は、帳簿の作成作成や管理報告について、一日単位で目まぐるしく動いていきます。そのため、通帳やクレジットカードの画像データをデジタルデータに変換してもらうときなど、クラウドのメンバーに業務が可能かどうか、またいつなら対応できるかをタスク設定によって意思表示してもらいます。

「今、手が空いてる人いますか」
「私、対応できますよ!」
「いつまでにできますか」
このように、繁忙期もスムーズに人材を確保し、仕事を振ることができます。また、対応できない場合には、その期限も設定してもらいます。これによって、誰ならお願いできるのかも明確になります。

お気に入りのタスク管理ツールgti
タスクの管理について大別すれば、対相手とのタスク(業務の締切や往訪、来訪打ち合わせなどの約束)と対自分自身のタスク(自分で決めたノルマの業務など)があります。チャットワークにおいても、対相手とのタスクは相手とのダイレクトチャットで、対自分のタスクはマイチャットとという自分宛のチャット内でタスク設定ができます。筆者も一時期はこの方法によってタスク管理をしていたのですが、最近は別のタスク管理を使っています。
それはAndroid用の「gti」というタスク管理アプリです。

このアプリの大きな特徴は、Google Calendarのto doリストと連携できることとスマホの待受画面に直接表示することができる点です。何より、デザイン的にかっこいい! これまではさまざまなタスク管理アプリを試してきたのですが、正直どれも長続きしませんでした。理由は、いちいちタスクツールを開いて管理するのが煩雑だったからです。

対してこの「gti」は常にスマホの待受画面に表示されるので管理しやすく、登録も非常に簡単です。そのため、タスク管理の本質にあっていると感じています。

たかがワンクリックされどワンクリック
タスク管理について考えると、毎日のことが続くか続かないかの違いはほんの些細なことだと感じています。現在、筆者はAndroid機を利用していますが、AndroidがiPhoneより優れている点は、ウィジェット機能だと思っています。

筆者はこのウィジェット機能を利用し、タスクの他にもGoogle Calendarを設定しています。カレンダーでのスケジュール管理もタスク管理同様、マメな更新が必要です。そのため、操作性の悪さで後回しになり、予定を失念したりダブルブッキングを生んだりするのは本末転倒です。対して、いつでもスマホの待ち受け画面で確認でき、操作が容易であれば、こうしたミスも未然に防ぐことができます。たかが1〜2回のクリックの違いですが、手間を減らして精度を上げるという積み重ねが、仕事の質を左右すると確信しています。

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