Chatworkの概要欄はこう使え!!【概要の活用方法】

今回は、チャットワークの機能にある「概要」の使い方についてお伝えします。筆者の事務所では、ダイレクトチャット、グループチャットともに、メンバー間で共有しているフォルダやファイルを概要欄に設定しています。

思考をシンプルにする
チャットワークの「概要」にファイルやフォルダのリンクを貼るというのは、ブックマークを設定しているようなものです。常にアクセスしやすい場所にリンク先を固定しておくという点でブックマークと用途は似ていますが、機能として異なるのは、設定した自分自身だけでなく、チャットの相手も使用できるという点です。これによって、会計事務所内よりも、顧問先に喜んでいただいており、改めてこの概要の有効性を感じています。
というのも、事務所の業務を行う筆者やクラウドのメンバーは、チャットワークもGoogleドライブも日常的に使っているため、操作方法などには慣れています。対して、顧問先はこれらのクラウドサービスを使いだして間もない方も少なくありません。そのため、Googleドライブどのフォルダに自分の格納したファイルがあるかなど迷ってしまうことも少なくないそうです。そうした不安が、概要に共有することで一気に解決しました。
顧問先には、こうお伝えすればよいのです。
「いつでも、このリンクをクリックしてください。パソコンのデスクトップやスマホの画面にあるアプリを開くのと一緒です」と。そうすることで、相手はGoogleの機能や構造を理解しなくても自然と使うことができるのです。これにより、業務が非常にスムーズに進んでいきます。

チャットワークをチェックする頻度も増える一石二鳥
常にチャットワークの「概要」からアクセスするよう伝えると、チャットワークのメッセージをチェックしてもらう頻度も高くなります。これにより、コミュニケーションの頻度も上がるという効果もありました。
よく、顧問先にチャットワークを案内したもらったものの、普段使うメールやSNSと違って、なかなかチャットワークにアクセスしてもらえないという声も聞きます。筆者の事務所でも、そのような課題がありましたが、概要にリンクを貼ってからはほぼ全ての顧問先にアクセスいただくようになりました。こうした経験からも、相手にシンプルなアクションを示すことは、非常に効果が高いと感じています。

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