ビジネスチャットでの伝わるテキストの書き方

テキスト作成で情報伝達率が上がる
今回は、テキストコミュニケーションにおける文章の書き方についてです。テキストも、ちょっとした工夫で情報の伝達率が大きく向上します。 本書をお読みの方でブログを書いている方は限定的だとは思いますが、会計税務の論点に限らず、読まれる記事の書き方という点でも何かしらのご参考になればと思います。

複数の情報はタイトルで認識させる
例えば、3社(A社、B社、C社)の月次の帳簿をチェックしていただく場合を考えてみましょう。先に例を示しますが、こうした書き方はNGです。

10月分の月次の帳簿作成が完了したのでチェックをお願いします!
A社フォルダ
留意点

B社フォルダ
留意点

C社フォルダ
留意点

この場合チェックを依頼する側は、3社分のチェックを依頼しています。一方、チェックする側は文末のC社を見落としてしまう可能性が生じます。

そのため、こう依頼します。

10月の月次の帳簿チェックについて、3社分(A社、B社、C社)をお願いします。

一A社
一B社
一C社

2つの文章の違いにお気づきいただきましたでしょうか。
後半の文章では、最初に論点がいくつあるのか明示しています。最初に3社あることを明示しているため、相手が読み飛ばす可能性を下げることができます。

ブログのタイトルにも同じことが言えます。
【〇〇をするときに気をつけておきたい留意点】より、【〇〇をするときに気をつけておきたい3つの留意点】とした方が、3つ目の論点まで読んでいただけます。

付番をつける
付番をつけると、3社分の資料があることが認識できます。この際、緊急性があるものは当然若い番号(1番)から示します。また3つの業務を依頼している途中に、追加で4、5と追加で業務依頼をするような場合は、それらにも番号を付すことで今どれくらいの業務があるのかを把握してもらいやすくなります。

長文になる場合は結論を書く
これもブログを書く際の留意点と同じですが、連絡事項が長文になる際には結論を先に書くことが重要です。
このように結論を書いた上で、その理由を書いていきます。書き手にとっては詳細を全て書くことで情報伝達した気になるのですが、読み手は長文であればあるほど斜め読みになっていきます。
そのため、先に伝えたい結論は、先に伝えておく必要があります。そうでないと、結局は何も伝わっていなかったということになります。長文は読んでくれたらラッキーという程度の認識を持ちながら、結論をなるべく少ない文字数で書きましょう。

イエス・ノーで回答しやすい聞き方をする
次に、相手から返信を得られやすい書き方についてご紹介します。例えば顧問先がGoogleドライブに格納した資料のうち、想定しているものではない資料が入っていたとします。その場合、「〇〇のフォルダ内に△という資料が入っておりましたが、これはなんでしょうか」と質問したとします。筆まめな相手であれば、すぐに回答をいただけますが、そうでない方の場合、後回しにされ返信し忘れてしまうこともあります。こうした、相手に自由な回答を求める質問に対し、相手が択一で答えられるように質問します。
「ファイルXは、Yに使う資料かと思いますが、認識は正しいでしょうか」
こちらが回答を設定すれば、相手は「はい」、「いいえ」と答えるだけでよいのです。
また、事務所内においても同様です。上司や所長に判断を仰ぐ場合、
「〇〇の支出は費用にしますか、資産にしますか」
ではなく、
「■■の理由で費用にしましたが、よろしいですか」
と質問すれば、相手は一言で回答できます。所長や上司などは、より多くの業務を抱えています。スキマ時間でいかに意思決定をさせるか。いかに業務の遅延を少なくするかも、業務を効率化する上で重要になってきます。

絵文字を使う
最後は、相手に注目してもらうというメソッドとして、読み飛ばされたくないところには絵文字を使うことをお勧めします。ブログでいえば、文字の色を変えたりフォントの大きさを変えるのと同様で、注目してもらいたいところに絵文字を使います。チャットワークでは、フォントを大きくしたり文字の色を変えたりすることはできません。そこで、絵文字を使うがシンプルかつ一番有効だと感じています。

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