Chatworkの使い方!引用、リンク、返信の使い分け

チャットワークにおける「引用」「リンク」「返信」とは
チャットワークに限らず、テキストのやりとりが増えれば増えるほど、認識のズレや見落としが生じます。ですので、「送った」「見てない」「言っていることと違う」というトラブルを未然に防ぐためにも、チャットの効果的な使い方のひとつとして、「引用」、「リンク」、「返信」機能の使い分けを紹介します。
まず、チャットワークにおける「引用」、「リンク」、「返信」の違いについて、それぞれ確認していきたいと思います。いずれも、過去の情報を参照したり、共有した情報を改めて伝える場合に使います。ただし、その目的はそれぞれ異なりますので、まずは、次の定義をご覧ください。

引用・・・自分の意見を説明したり証明するために、他の文章や事例をメッセージに挿入します。実際の作業としては、本文の一部をコピペし、引用した旨と出典元を付記した上で紹介します。

リンク・・・インターネット上で関連した情報の所在を示すアドレス(=ハイパーリンク)をメッセージ中に挿入します。詳しい説明や参照が必要な場合、リンクをクリックしてウェブサイトを閲覧します。
返信・・・受け取ったメッセージに対する返信で、件名の前に「RE」というテキストが表示されます。返信される元のメッセージを確認するには、「RE」のアイコンをクリックします。引用との違いは、元のメッセージがブラウザ上に表示されていないことです。

これらの機能を踏まえた上で、筆者は「引用」をメインとし、「返信」を使う場合はやや限定的です。

(1)引用を使う場合
例えば、複数の質問がきた場合に、どの質問に対して返答しているのかを可視化します。この手間を惜しむと、文章の内容を取り違えたり、受け取る相手を間違えるなどミスが生じます。誰のどのメッセージに対するコメントなのかを明らかにする狙いがあります。

(2)「返信」を使う場合
どのメッセージに対して返信をしているのかを確認するために、「RE」の箇所を押下すると、一手間が必要になります。返答するメッセージが見える引用と、見えない返信を比べると、明らかに「引用」の方がメッセージの取り違えなどミスの発生が少なくなります。そのため、引用を使う頻度が多くなりますが、明らかに返答する内容に取り違いの余地がない場合などは返信を使用する場合もあります。

リンクは過去のやり取りを振り返ること
返信とリンクはともに、過去の内容を確認するために、ワンクリックする必要がなります。リンクの場合は、過去の複数のやり取りを遡る時に重宝します。例えば、以前やり取りした内容を忘れてしまっているような場合には、1件だけでなく、その後の複数のやり取りを時系列に確認する必要があります。このような場合には、リンクにすることで前後のやり取りを確認できます。

引用やリンクを使わないと、1件のメッセージで説明することが増え、同時に、いつの、何に対しての回答なのかわからなくなるというトラブルが発生します。聞き返したり、補足説明をする頻度が増えるということは、情報伝達の精度が下がり業務効率化の本質から離れていきます。そこで、そのような不要なやり取りを増やさないためにも、引用などの機能を有効に活用していくとよいでしょう

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