Chatworkの使い方!グループチャットと通知の設定

ここからは、チャットワークの具体的な活用の仕方とともに、機能につい解説していきたいと思います。その上で、留意点がひとつあります。それは、既に何度が触れているとおり、本書は、各クラウドサービスの機能を網羅的に解説することを目的にはしていません。そこで、機能の網羅的な解説は、チャットワーク社の機能一覧(https://go.chatwork.com/ja/features/)をご参考いただければと思います。

ダイレクトチャットとグループチャット
チャットワークの機能には、1対1でコミュケーションをとる「ダイレクトチャット」と複数でやりとりする「グループチャット」機能があります。 画像をご覧いただければわかるとおり、ダイレクトチャットは個人的なメッセージに使い、グループチャットはいわゆるメーリングリストやSNSのグループと同じように使います。
筆者の事務所では、クラウドで業務を分業することを前提としているため、プロジェクトごと、業務内容ごとなどでグループチャットを設定しています。しかしながら、運用面で戸惑うことがあります。それは、誰に向けてメッセージを書かれたものか分からなくなるということです。
そのため、メーリングリストなどでも、あえて「◯◯さんへ」と宛名を書くことがありますが、チャットワークにおいても「TO」という機能を使って個人を特定しています。こうしたルールを明文化して共有していますのでご紹介します。
チャットワークを使うルール
「TO」は、原則的に、宛先の指定のために使います。 主にグループチャットの時に使うもので、グループ内のうち特定の人にメッセージを送る場合に「TO」を指定して送ります。これにより、「〇〇さんに対してメッセージを書いています」、「読んでくださいね」と意思表示をしています。 ちなみに、「TO」で指定された以外の人は、参考までに知っておいてくださいという、いわゆる「CC」と同じような立場です。ちなみに、事務所のローカルルールとしては、このCCは弱めの「CC」である旨を共有しています。弱めのCCというのは読み飛ばしても良いけれど、ご参考までというニュアンスです。「TO」を使わずにメッセージを書いた場合も、弱めのCCです。
さて、なぜ弱めの「CC」を設定しているか。チャットワークを使えば使うほど、事務所内や顧問先のチャットが加速度的に増えてきます。その際に、全てのチャットを同じ重要度と捉えると、必ずしも自分には関係ないメッセージにまで気を張らなければいけなくなります。すると、チャットを読むこと自体、負担に感じてしまいます。そのため、「TO」がついていないメッセージは読み飛ばしても構わないというルールにしているのです。
ちなみに、強めのCCという位置づけとして「TO ALL」を使っています。機能としては、全員を宛先とするのですが、事務所でのローカルルールとしては、「返信は不要だけど知っておいてね」という位置づけで使っています。

全員にTO
その上で、全員に情報を共有したい「TO」の場合は 全員選択をして「to」を設定します。ただ実際には、この宛先に全員の「TO」を指定する場面はほとんどなく グループのうち多くても2〜3人を「TO」指定にしています。このように、特定の3人を「TO」指定して、さらに「TO ALL」を加えた場合には 、残りのメンバーも知っておいてくださいねという強目のニュアンスになります。

通知の設定
事務所内での「TO」や「TO ALL」の使い方をルール化しておくと、通知設定やミュート設定も効果的に使えます。通知設定では、自分が「TO」に指定されている場合のみに通知されるよう設定できます。そこで、宛先に指定された場合とそうでない場合を分けて、柔軟に対応できるのです。
またグループチャットの中でも、参加の度合いが高くない場合(組織運営上、一応メンバーとして入っているようなケース)には、常にウォッチする必要はありません。そのため、グループチャットをミュート状態にしておくと、「TO」の指定があるとき以外は未読のアイコン自体が表示されません。そうすれば、自身に通知が届いた時だけ対応すればよいと判断できます。そうして、情報をうまく管理することが可能になります。

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