第7回 クラウド会計と併用したいクラウドツール②

第7 回 クラウド会計ソフトと併用したいクラウドツール②【税と経営】連載記事アーカイブス

前回は、クラウド会計ソフトと一緒に使用したいコミュニケーションツールとして、チャットワークを紹介しましたが、今回は会計データのやり取りやクライアントとの業務の遂行にあたっておすすめのGoogle ドライブを紹介します。

まず、Google ドライブはご存知でしょうか?Google ドライブはクラウドストレージサービス(クラウド上にデータを保存するサービス)の一つです。
先行サービスでは、Dropbox やマイクロソフト社のOffice 製品との相性がよいSkyDriveなど数多くのサービスがあります。これら多くのサービスの中でも、わたくしの事務所運営においてはGoogle ドライブを推奨しております。

その1番の理由について、Googleドライブは単なるデータの共有サービスだけでなく、Office スイート(文書作成・表計算・プレゼンテーションなど)をすべてクラウド上で行う事ができるのです。またリアルタイムでの同時編集が出来るため、離れた場所でそれぞれがデータを入力や修正を行ったり、売上や経費の入力をしたりする事が可能です。

そのためクラウド会計ソフトと前回に紹介したチャットワーク、そしてGoogle ドライブを組み合わせる事によって、既存では事務所のパソコンや事務所内に保存していた書類やデータの管理はもちろんのこと、やり取りに至るまでほぼ全てをクラウド上で完結させることが可能になります。そこで、今回はお客様から事務所へのお問い合わせ、そしてその後の業務遂行におけるGoogle ドライブの活用方法を、前回紹介したチャットワークとともに紹介させていただきます。

1 事務所へのお問い合わせ

私の事務所ホームページでは、問い合わせのフォームの他にチャットワークでの問い合わせも受け付けております。そのため、事務所への問い合わせの手段は電話はもちろん、メール(問い合わせフォーム)及びチャットワークという3 つの方法があります。この3 つの問い合わせの方法のうち、問い合わせで多いのやはり電話とメールです。チャットワークで直接問い合わせをしてこられる方は、全体の1 割程度しかいません。

しかしチャットワークで問い合わせていただくお客様は、比較的その他のクラウドツールを使いこなしていらっしゃる方が多いので、問い合わせの割合こそ少ないもののコミュニケーションをとるスピード感などで共感いただける方も多く、お問い合わせいただくほぼすべての方が成約となっています。また、お客様の中にはチャットワークでの問い合わせがあることで、コミュニケーションが円滑に出来ること考え、ご依頼いただくこともあります。

2  Googleドライブで、データを共有

お問い合わせ後、業務を行うにあたってはそれまでの使用の有無に限らず、チャットワークでのやり取りをお願いしています。ただし、お客様の社内でのルールやメールでのやり取りを希望されているお客様には強要することはありません。

ただし、Google ドライブでのデータ共有については、業務を行うにあたっては必須とさせていただいています。そして、まずは基本情報などの必要書類(会社の定款や、登記簿謄本、青色申告承認申請書や、過年度の確定申告書など)のスキャンデータをGoogle ドライブにて共有いただきます。また、すでにお客様がクラウド会計を使用している場合には、クラウド会計の共有もしていただきます。

業務遂行にあたって意識しているのは、紙媒体の資料のやり取りを極力排除することです。例えば、確定申告書の原本を郵送で送ってもらうのはもちろん、コピーを送ってもらうにしても郵送の時間のロスや、コピー代のコストが生じます。また郵便事故の可能性や事務所で保管を行えば盗難のリスクもあります。そのため出来る限り資料のやり取りはデジタルデータにしています。またデジタル化もお客様側で行っていただくことで事務所業務の効率化も図っています。

この業務の形を紹介すると、必ず指摘されるのは会計帳簿などのデータをクラウドサービスで共有することへのセキュリティ上の不安です。これは、第3 回【クラウド会計ソフトのデメリット!?】でのクラウド会計ソフトのセキュリティについての話と同じく、情報漏洩や紛失のリスクは、クラウドサービスを使用しても紙ベースでやり取りしても0 にはなりません。そのためセキュリティのリスクはお客様に理解と共有をしていただき業務を進めています。

3  業務の遂行は、Google ドライブのOfficeスイートを利用

基本情報等のデータが共有できたあとは、日々の業務の開始となりますがその際に利用するのは、Google ドライブにあるスプレットシートという表計算のクラウドソフトを利用します。使い方はマイクロソフト社の表計算ソフトExcel の簡易版というイメージですので、普段からExcel を使用していれば比較的簡単に使用することができます。

また、リアルタイムで情報が更新されるため、例えばテレビ電話など遠隔で打ち合わせをしている際にも、順次データを更新したものを使用することができます。さらに、クラウド会計を使用しているお客様は比較的スモールビジネスの方が多く、わたくしの事務所のお客様でいうと例えばデザイナーや美容関係の方などは、そもそもご自身のパソコンにマイクロソフト社のOffice が入っていないし、使ったこともほとんどないという方が少なくないのです。その様なお客様にとって、クラウド上で基本的に無料で使えるGoogle ドライブは使用するメリットの大きいツールであるといえるのです。

前回と今回の二回にわたり事務所で活用しているクラウド会計ソフトと共に使用しているクラウドツールの説明及び活用例を紹介させていただきました。クラウド会計ソフトを使用する経営者の方は、比較的新しいサービスに理解がある層でインターネットを活用したビジネスをしている方が多くなります。その方々に共通して言えることはビジネスのスピード感がとても早いということです。

会計事務所を切り替えてわたくしの事務所にお問い合わせいただく、多く方の切り替え前の会計事務所の不満は、スピード感の遅さとコミュニケーションが円滑でない事をあげられます。この不満に対してわたくしの事務所では、出来る限りクラウドツールを活用してお客様へのサービスを提供しているため、外出先であっても小さな質問はもちろん、資料に目を通すことも会計ソフトに入ることも可能であるため、その対応のスピード感に大変満足頂いております。クラウド会計ソフトの導入を検討するのであれば、日々のコミュニケーションの方法などについてもクラウドツールの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

hyoushi07

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