05事務所での取り組み

税理士事務所でのクラウド会計freeeの取り組み 【仙台とfreeeと私】@仙台

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freeeを使いはじめて、もともとお客様が全然いないときからfreeeを使おうと思っていたときからすると、2014年の頭くらいからうちのメインで使う会計ソフトとして使っています。大体2年くらいです。その中で、お客様といろいろ対峙してわかったのが、会計ソフトだけ、クラウドでもダメだということはとても実感しました。その中で事務所で取り組んでるのは、チャットワークとGoogleドライブとSkypeです。どれもクラウドを中心としたサービスですが、この4つを掛け合わせることで業務効率を格段に上げています。

チャットワークはあまりなじみがないかもしれません。イメージでいうとLINEとか、Facebookとかのメッセンジャーで、これらのビジネス特化版チャットサービスです。メールがチャットになっただけ、みたいに感じるかもしれません。ですが90件やっていて、この中でどれがなくても業務は回りませんでしたが、freeeの次にどれがなかったら困ったか?と考えると、チャットワークです。

Googleドライブもかなり必須です。Googleドライブは、データ共有サービスで、同じようなサービスにDropboxがあります。使ったことがある方もいらっしゃるかと思うのですが、私も当初、DropboxとGoogleドライブ併用で、どちらかというとDropbox推しだったのですが、今はもうDropboxのお客様は対応できません、という形でお断りさせていただいています。

少なくともこの4つのサービスのうち、freeeとチャットワークとGoogleドライブは、使用していただくことを必須でお願いする、という形で運営しております。

Skypeは電話です。電話でも良いのですが、長時間レクチャーしたり、というときにSkypeを多用しています。

うちの事務所ではスポットのお客様を含めると、常時だいたい40人社。法人と個人でいくと大体半々か、やや個人が多いくらいです。40~50クライアントを対応しているのですが、東京以外の関東だったり、あるいは東北もそうですし、全国にお客様がいます。

昨日も大阪の方とSkypeで2時間、導入のお手伝いをさせていただきました。長時間Skypeをすると、実質的にお客様が東京に来るとか、私がそこの・・・例えば大阪に行くという機会がない限り、なかなか直接お会いするということができないので、Skypeを多用しています。

事務所の取り組みで、私がクラウドをやっていて実際にお客様と接して一番感じること・・・クラウドに限らず、事務所運営で大切にしていることはリスクマネジメントです。

同業者の前でお話させていただくことがよくあるのですが、大体お客様は異口同音に、「直接会ってないとなかなか信頼関係っていうのができにくいじゃないか」と言われます。それは、その通りだと思います。

やはり直接会ったことが1回でもある人と、ない人とだと、全然対応が変わってきます。いくら電話で話していても、やはり10分でも15分でも直接会うということがマックスだと思います。私もそれはすごく痛感しています。

去年の今くらいに、「もう会わなくてもいいんですよ」みたいなことを言っていた時期もありました。

お客様といろいろ接していくと、やはりトラブルがない訳ではないのです。例えばちょっと対応が遅かったとか、うちのお客様もクラウドに慣れているのでせっかちです。3日でも連絡が来ないと「早くしろ」とくるので、文字情報だとどうしても言い回しがだんだんきつくなってくるようなところがあります。

例えばそういうとき。あと、要は平時は文字情報だけで全然いいです。ですが、何かお客様が怒っているふうだとか、急いでいるふうだとか感じると、電話をします。

この前もありましたが、実は去年、申告書を作った方の消費税の数字がうちのケアレスミスで違い、少し納付額が追加で出ました。

そのときも、考え方では正直、そのお客様は年間の売上20万円くらいで、別にそのお客様が(うちの事務所を)切ったとしても経営的な売上の減少にが痛手になるのかと言われれば、そんなにありません。ですが、近く・・・近くといっても電車で1時間くらいの所ですが、お菓子を持って謝りに行きました。どうしてもクラウドで、最初からクラウド、出口もクラウドとなってくると、だんだん関係が希薄化していくのが否めません。そういうときには真摯に対応するということを心がけています。

そういうことをやっていると、クラウドだからダメ、直接会ってるから良いではなく、やはりいただいてる、まず報酬に対してどれくらいのサービスができるのか、という感じで考えていくと、そのやり取りに対して基本的には3時間以内に、必ず何かしらの返事をするように心がけています。

前述の確定申告の90人ぐらいを相手していても、メールだとなかなかそうはいかないと思うのですが、チャットワークは使っていると使用した順に並びが変わります。ですから対応していないものは上から10個くらいパパパッと見ていけば、返事が滞っているのもすぐわかりますので、90人やっていても、1日レスがない、ということはなかったはずです。

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