09[カケコミ確定申告t2

自動化でまとめて 取引登録を終わらせる

301

前回は、自動で経理で登録する際の留意点の話でしたが、今回は【自動で経理】の名前の通り、登録を【自動】にするための自動化の話です。

407

クラウド会計ソフトfreee(フリー)は自動化してこそ本領を発揮するんだじょ。

302

あれ・・・いつの間にじょももんさんも、freee寄りになってきてます?

409

う、争っても勝てないことを察知したじょ。俺もfreeeの応援団だじょ。

310

ありがとうございまぁす。ではまずは、自動化の概要からです。

threee

freeeは使えば使うほど賢くなる

全自動化へのポイント 自動登録ルールを設定する

経理業務を全自動化する為には、いかに【自動で経理】に仕事をさせるかが大切です。
【自動で経理】の機能を使って日々の取引を登録をすることで、ユーザーの取引の傾向や得意先の固有名詞等を学習させることが出来ます。この積み重ねにより、大幅に登録の手間を自動化させることが可能です。その為に必要になる設定が、日々の登録についての【自動登録ルール】です。作業は極めて単純です。
1.自動同期機能や明細のアップロードによって取引データを取得します。
2.【自動で経理】にアップされた未処理の取引について、通常の登録作業と同様に勘定科目や税区分を設定して登録します。
3.その登録の際に、登録の上にある【自動化】のボタンを押せば完了です。

[freeeで全自動化マニュアル]MFクラウド クラウド会計ソフト by廣升健生作成099

これは便利!【自動登録ルール】設定後は、翌月から登録が自動化されます

自動化がされた取引は次回以降自動化が適用されます。別ページにて解説している【自動登録のルール】に従って処理が行われることになります。
下の図を例に解説します。
※取引内容が固有名詞の場合、初期段階では勘定科目を自動で登録することはできません。
※また勘定科目も、どのようになるのかは推測できません。
【自動で経理】を使う上で、【自動登録ルール】の設定をする際に唯一必要な手間は【勘定科目と税区分の設定】になります。【自動登録ルール】の設定は、推測及び登録のワンクリックで済んでしまいますからとても簡単です。そして【自動登録ルール】が設定された取引は翌月以降自動で計上されますから、【勘定科目と税区分の設定】など、初回に設定した手間を再度する必要がなくなります。

[freeeで全自動化マニュアル]MFクラウド クラウド会計ソフト by廣升健生作成101

【自動登録ルール】が定着すると、登録作業の手間は10分の1以下になります♪

別のページで詳しく解説している【自動登録ルールの設定】の考え方を解説します。
一度登録した取引は、何かしらの自動化により手間を省くことが大切です。その為しっかりと【自動登録ルール】を設定していくと、日々の登録作業は月を経ていくごとに軽減していきます。(下の図のグラフを参照下さい。)数カ月でルーチンな取引は自動で登録され、新規に発生した取引以外の登録は不要になります。【自動登録ルール】の機能は、伝票の量が多い企業ほど効果を発揮します。また四半期に一度発生するような一定期間毎の取引も全て自動化することも可能です。登録の手間は業種にもよりますが、少なくても10分の1以下程度になってくるはずです。

廣升 健生/大島 克之

[freeeで全自動化マニュアル]MFクラウド クラウド会計ソフト by廣升健生作成103

301

freeeでは主に【自動で経理】を使って登録をしていきます。さらにカケコミでfreeeを使う場合にはなおさらこの自動化をフル活用する必要があるのですが、安易に自動化を使おうとするとこんな副作用もあるので注意が必要です。

00フリーランス1年目を代表してクラウド会計について税理士と話をしてきました。

安易な設定はとっても危険な自動化登録の件

 

000井上普通

freeeって自動で経理で取引の登録作業をするときに、登録のボタンの上に自動化ってボタンありますよね?

自動化
121廣升

はいはい。このボタンは安易に押すのは気をつけてね。後で痛い目あうからさ。

205

え???そうなんですか?私、かなり安易に自動化ボタン押してます。。。基本、登録とセットくらいの勢いで、自動化→登録ってやっちゃってますよぉ。

114廣升居眠り

あーありがちな使い方ですなぁぁ。下手な自動化がされていなければいいけど。。。

012井上

そもそも、この自動化ボタンをおして登録すると何が自動化されているのかがピンときてないので、ついつい自動化のチェック付けたくなってしまうんですよね。

109廣升あちゃー

だね、井上さんに限らず事務所にお問い合わせいただく方は、そこら辺の理解が曖昧模糊な感じ。

005井上悩み

そうですか?やっぱりそこ曖昧モコミチですか?そこら辺教えて下さいよ。

116廣升居眠り

いいですよ。そもそも何が自動化されるのか理解しないといけないよね。まず、自動で経理って1自動同期と、2自動で経理の2つのステップがあるって話はもう大丈夫かな?

208

はい!それは【現金決済のたまったレシートの入力のやり方の件】で教わりました。まず、freeeが日付と取引の内容と金額は自動で取得してくれる。これが自動同期機能。その後そのデータに勘定科目やタグの設定をするのが自動で経理ですよね。

106廣升グッド

そうですね。そこまで理解していれば、話は早い。自動化のボタンというのはステップ2の【自動で経理】で勘定科目やタグの設定を自動化してくれるのね。例えば、井上さんが毎月docomoの通信料を払っていたとする。

206

私、iphone6ですけど、auですね。

104廣升エクトプラズム

あぁそう、じゃあauに払っていたとする。で伊予銀行から毎月引き落とされる取引明細をみると auってなっているよね。

208

はい。明細はKDDIですね。これは、通信費として勘定科目を設定して、タグの設定もしています。

105廣升オッケー

うんうん。でこれを自動化して登録すると。

202

はい。自動化ボタンを押して登録しています。

125

で、ここからが大事なんだけど、ここで自動化されると、翌月からKDDIの通信料は自動で経理に表示されずに、freeeが勝手に登録してくれちゃいます。

212

そうするとですよ。私の場合毎月の伊予銀行の入出金が30件ほどあるんですよね。

206

これ、最初は当然未処理30件って出るわけですけど、自動化して登録するとそもそも未処理にすら上がってこなくなるってことですか?

116廣升居眠り

そうそう。KDDIの通信費だけでなく毎月発生してくる様な家賃とか定期的な報酬とか一回自動化されたら、もう未処理にすら登場せずに自動で登録される。例えば、毎月の取引が30件で、自動化された取引が14件あるなら、そもそも自動で経理の未処理って所に16件しか表示されないわけね。

自動化5
021井上

そうすると、毎月の取引がルーチン化している業種ほど、使えば使うほど未処理の処理自体が少なくなるんですね。

102廣升探す

そうだね。井上さんはデザインの仕事で毎月定期的な取引って少ないかもしれないけど、ホームページ作成会社のクライアントなんかは毎月の保守料みたいのは、一度登録したらその後は登録作業の必要はなくなるってわけですな。

207

それは、すごいですね。ただ。。。もし、間違った勘定科目を設定して自動化したら。。。。

115廣升居眠り

お!気づいた?一番最初の自動化の設定で正しい設定がされていればいいけど、もし間違った自動化の設定をしてしまったら、未処理にも表示されないんだから、間違った登録が延々されてしまうという。。。

自動化6png
022井上

おーーそれは恐ろしいですねぇ。それで、freeeで全自動化マニュアルでも【設定作業を制するものはfreeeを制す】で最初が肝心って強調しているわけですね。

124

そうです。自動化の設定は正しく使わないと、怖いよね。

999

ですね!

406

自動化の言葉通り、ちゃんと自動化すればいいけど、登録を間違うととっても怖いじょ。。。

311

そうですね。ただ、知識が無く入力すれば、結局間違うのは縄文会計だって一緒ですよね。。。。

409

まぁそういう事だじょ、自動化だと早く登録できるから怖いだけで、一つ一つ入力しても間違って入力するなら縄文会計も同じことだじょ。

縄文会計

301

ですよね。しっかり自動化の仕組みを理解して使ってもらえればと思います!しっかり理解出来れば、自動化した登録ルールは【自動登録ルールの全件適用】って機能がありますから、これで一気に登録を進めて下さい!
これは一番最初の【01freeeはカケコミ確定申告に向いてる?】でも紹介していますが、念の為もう一回紹介しておきますね。

 

threee

決算時にまとめてラクに取引登録する方法

決算時にまとめて入力した場合でも、自動登録ルールを活用できます

freeeを使う上での会計業務は、出来るだけ【自動で経理】を駆使して日々手間なく作業をすることをお勧めしています。そうは言いましても「期末にまとめて入力作業を!」となってしまケースもあると思います。その場合にぜひ活用頂きたい方法が【全件に自動登録ルールの適用】という機能です。例えば下の図のように、まとめて取引明細をアップした場合は、まとまった期間分の未処理データが発生します。

[freeeで全自動化マニュアル]MFクラウド クラウド会計ソフト by廣升健生作成119

最初は自動登録ルールが無い為、気の遠くなる未処理件数になってします。「未処理が1,000件以上!」という人もいらっしゃると思います。このケースでは下図のように、毎月発生するようなルーチンな取引を優先的に自動化の登録ルールを設定し、【全件に自動登録ルールの適用】を行ないます。

[freeeで全自動化マニュアル]MFクラウド クラウド会計ソフト by廣升健生作成123

そうすると、登録した自動登録ルールに従い、残っている未処理の取引に登録ルールが適用されます。下のキャプチャーでは265件が一気に登録される結果になっています。この方法は、まとまった未処理を一気に登録をするケースでは大変重宝する機能です。

[freeeで全自動化マニュアル]MFクラウド クラウド会計ソフト by廣升健生作成121

310

freeeはもちろん、日々登録作業をするに越したことは無いんですが、カケコミで処理すると、自動登録ルールの全件適用で何百件って取引が一気に処理できちゃうのもキモチがいんですよぉ!

407

確かに、それはキモチが良さそうだじょ。

301

 

取引の明細のアップロードと、この自動化ルールをフル活用する事で、1年間の取引の記録はガンガン登録してみてくださいねぇぇ。

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