05税理士のサービス植村絵里2 クイックエステ 外苑前 うえむらえり1450

我流じゃダメだったfreee(フリー)の使い方

その場で私のクラウド会計ソフトfreee(フリー)アカウントにアクセスしてみてもらったところ、かなりの我流でやっていることで会計上問題が発生していること、そして、本当のfreee活用の魅力というのを教えてくれました。

18否定 hiromasu

そうですね。我流で使っているにしては頑張ってるけど、freeeの言うところの【全自動】には全くなってなかったですよね。

はい!今までの私の使い方は、従来の会計ソフトの考え方でひとつずつ手入力してましたからね。freeeというのは、全自動なんだから、全てデジタルデータにして、手で入力する作業を一切省くものだということ。そして、繰り返しある同じ作業は一度だけ、あとはどんどん自動化していくということ。

07納得hiromasu

そうですね。日本人って、なんか手を動かしてないと働いてないって錯覚する感じですかね?freeeを使って『ラクする仕組みを考えましょう』って話しましたよね

これを聞いて、私は全くと言っていいほど、freeeというサービスを理解してなくて、使い方を大間違いしていたたことに気づきましたね。
freeeというのは、今までとは全く異なる次元で、経理処理の手間を省き、経営をスムーズにするサービスで、本当に経営者が本業に専念できる環境を作ってくれるサービスなんだということを初めて実感しました。

00 基本2 hiromasu

エリペコさん。freeeからお金でももらってるんですか?freeeのことベタ褒めですねぇ!!!ちなみに、自分はもらってません。。。

話の腰を折らないでください。

話し続けますけど具体的に廣升さんから言われたのは、まず、freee内での手入力は極力してはいけませんということです。全て明細データのアップロードとして、デジタルデータで取り込むこと。植村さんがするのは、初めのルール決めと、ルールから外れたものに対しての少しの登録作業だけ。

そこでまず、はじめに手をつけたのは、券売機の売上データを取り込むことです。私のお店の現金収入は全て券売機の発券と引き換えに行われることになっています。幸い券売機の売上もCSVデータでダウンロードすることができたので、そのデータをfreeeに取り込むことから始めました。

03 承諾hiromasu

そうですね。券売機の売上データはfreeeと連携をしていないですけどCSVで簡単な加工を施せばすべてのデータをfreeeに吸い上げることが出来ますからね。

これは、画期的でしたね。以前の私は、一日ずつ売上高を手入力で入力していましたから。 これをまとめて一ヶ月分を入力すると券売機の売上だけで入力時間は30分くらいかかってました。それが、新しいやり方だと以下のように時間が短縮されました。

しかも、一日の売上高だけの入力ではなく、商品カテゴリ別の売上明細の入力にして、登録項目が5倍に増えたにも関わらずです。
1月 179件→179件 11:43〜12:07 (24分間)
※ はじめの月だけ、ルール決めが必要なので、一番時間がかかりました
2月 154件→17件 12:10〜12:17 (7分間)
3月 218件→28件 12:24〜12:30 (6分間)
4月 203件→13件 12:33〜12:36 (3分間)
5月 208件→11件 12:39〜12:42 (3分間)
6月 214件→11件 12:46〜12:49 (3分間)
7月 228件→31件 12:52〜13:00 (8分間)
8月 212件→17件 13:11〜13:16 (5分間)
7月に新しいメニューが出来たので、自動処理件数が増えて時間が少しかかりましたが、今まで30分かかっていたのが、3分でできるようになりました。しかも、入力件数は5倍増えているにも関わらずです。
beauiQでは券売機の取引明細をアップロードして自動化出来るのは大きいですよね。
05自信 hiromasu

いわゆる現金の売上内訳をfreeeで管理出来るわけだから、売上の傾向は勿論のこと対応する原価や間接費もfreeeで管理できるのは大きいですよね。

そうですね。beautiQでは券売機の支払いの他にSquareっていうクレジット決済のサービスも使っていて、これはfreeeと自動連携しているので、こちらも使っているんですけど、売上の明細だけでなく経費とヒモ付出来るのは大きいんですよ。

Squareでも売上の明細は見ることが出来るのですけど、当然クレジットの売上の明細しか見れないですからね。

07納得hiromasu

確かに経営者としては、券売機とクレジットのトータルのレポートが欲しいわけですからね。

それが、freeeの経営レポートなら実現できるわけですねそれが、やっぱり画期的だったんですよ

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