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人工知能時代の最適な コミュニケーション 手段を考える

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今後、人工知能がいくら発達しても残る仕事はコミュニケーションと言われていますよね。

廣升健生税理士事務所でも、様々なツールを利用してコミュニケーションをいかに

円滑にかつ、密にとるのか

を考えています。
ある意味では、このコンテンツもインターネットを介して、自分と不特定の読者様とのコミュニケーションでもあるわけです。
今回はコミュニケーションについての話です。

冒頭のQ&Aにあった直接対面した方が良いかどうかの議論は、税理士事務所ではよくかわされる議論だと思います。
税理士事務所の業務に顧問契約というものがあります。
顧問契約をすると、一般的には毎月や、数ヶ月に一度は作成した会計帳簿を顧問先に持っていく、あるいは会社の経理担当者が作成している会計帳簿をチェックしにいく(定期監査)為に事務所に足を運ぶ事になります。
したがって、一定期間毎に直接顔を合わせてコミュニケーションをする事が、当たり前の業界という事になります。
この直接会いにいく往訪については毎月わざわざ会いに行く必要があるのか?税理士が顧問先に顔だして経営者とお茶飲んで雑談して帰っているだけじゃないか?とか、批判する人がいます。

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独立当初の自分はまさに一番批判をしていた張本人です。

クラウドツールを使えば、遠隔でなんでもできるのになぜわざわざ会いにいく必要があるのか?というスタンスでした。
ただ、独立開業して数年。自分の仕事は会計帳簿を作る、決算書や申告書を作る、経営のアドバイスをする。
こういう会計税務の仕事を通じての、

コミュニケーションがサービスなんだ

と気がついてから、大きくスタンスが変わりました。

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直接会うに越したことはないが・・・

コミュニケーション。

このコンテンツもコミュニケーションの一環だという話は冒頭にもしましたが、現在はコミュニケーションをするツールがありますよね。
直接やりとりするのはメール、チャット、SNS、Skypeそして直接会う。
間接的なコミュニケーションだと、ブログや、メルマガ、あるいはダイレクトメールなどは広告ですが認知をしてもらう為のコミュニケーションと言えばそうでしょう。

自分は直接会うコミュニケーションが一番大事だと認識はあります。ただし、今でも直接クライアント様と会うのは初回や、仕事の最後くらいです。
その代わり、常にコミュニケーションの深度を意識しています。

不特定多数に向けたブログやメルマガなら、直接のやりとりの方が当然コミュニケーションの深度は深くなる。文字情報よりは声を聞いた方が良い。
声だけなら、Skypeなどの顔が見えた方が良い。バーチャルよりは直接あったほうが良い。
あとは、コスパです。自分もそうですが、それ以上に

相手のコスパも考える必要があると考えています。

相手は毎月、直接会いたいと思ってる?

42-5内容はwikipediaを参考いただくとして、ざっくりいってしまえば、最初に行った時の効果は2回目、3回目と効果が薄くなっていくと言う法則。
この法則を説明する際によく『一杯目のビールが一番美味い!』という例え話がされるやつです。

Mug of beer splashing on a water surface.

これ、日常でもあるあるってよく思います。
最近自分が感じたのは、家族での実家への帰省ですね。
結婚してから、妻の実家の宮城県に年末年始は毎年帰省しているのです。
2年前に、子供が生まれたので、孫の顔が見たいだろうと去年は、少し長めに5日間滞在していました。初日は久しぶりに見た孫が可愛いいのですが

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3日目くらいになると妻の両親(じーじ、ばーば)のもうええべ〜感が半端ないこと 笑

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ちなみに、妻の弟は仕事が忙しいとのことで、夕方に到着し一泊して次の日の昼には帰ったのですが、両者(妻の弟と両親)にとって意外といい塩梅だなぁと感じたのです。
今年はうちの家族もサクッと帰省してサクッと帰ってこようと心に誓いました。

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これ、同じ事が毎月当たり前の様におこなっている顧問様への往訪にも同じ事が言えるのではないでしょうか?
こちらは、良かれと思っていたり往訪によってクライアント様と密にコミュニケーションをとれていると思っているが相手は意外とそうは思ってないという事はありませんか?

うちの事務所の税務顧問をしているあるクライアント様によく言っていただけるのが、

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という感想です。

意外と見落としがちなのが、事務所に出向く者、出迎える者のうち出向く手間は当然移動時間がかかるのは当然ですが、

出迎える側も意外と手間がかかっているという事なのです。

約束の日にそもそも事務所にいなくてはならない。事務所が散らかっていたら掃除をしなければいけない。お茶を出さなければいけない。会計帳簿のチェックしてもらう為に資料を印刷しておかなければないない。などなど、それなりにやる事があります。
そうすると、両者にとって一番コスパの高いコミュニケーションの方法を探した方が建設的だと考えます。

Skypeを使ってもらう方法

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廣升健生税理士事務所では、顧問契約でサービスを提供しているクライアント様への毎月の往訪に代替するサービスとしてSkypeなどのテレビ電話会議を行っています。
事務所では、クラウド会計を使っているユーザー様限定なので、比較的SkypeなどのITツールを使う事に抵抗がない方は多いのですが、それでも今まで使った事がないという方も少なくありません。

そういう場合は下記の様な相手にもメリットがある事を強調すると比較的スムーズに導入をしてくれます。例えばSkypeの場合はこうです。

無料を強調する

Skypeは無料で使えます。日常的に使っている者からすると当然でしょうと思っている事でもしっかりと伝えてください。

お手持ちのスマホで出来る

ほとんどの方は、設定するのが面倒なので結果として使った事がないのです。
パソコンでインストールする事を考えるとどうしても億劫になる方が多いので、スマホで設定できる事を強調します。

前後の準備時間が不要

前述のとおり、出迎える側の手間を説明してメリットは出向く側の移動時間の効率化だけでなく、出迎える側にも大きい事を伝えください。

ちなみに、自分もSkypeはスマホで行っています。パソコンでSkypeを行えば画面共有などメリットも多いのですが、相手がスマホやタブレットなどで行っていたりするケースも多いで、Skypeは顔と声のコミュニケーションをするツールと割り切って、Skypeするスマホの横にgoogleドライブなどで資料を共有するパソコンをおいて使用しています。

まとめ

直接会うことが絶対に大事だという意識の方は未だに多いかとお思います。ただ、両者にとって密なコミュニケーションだと感じることが出来るのであれば、それがビデオ会議だろうがテキストのやり取りだろうが構わないというのが自分のスタンスです。

一番不幸なのは、相手とのコミュニケーションの価値観が異なることだと思います。

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月に一度事務所に足を運んでくれて一緒にお茶を飲みながら雑談してもらえることで相手が満足しているならそれでコミュニケーションは成立しているわけで、自分がSkypeやチャットワークなどのクラウドツールを使うことがコミュニケーションを密にする手段だと熱弁してもそれは、適切なコミュニケーションの手段ではないという事になります。

そう考えると、このブログなどでの情報発信も自分が最適だと考えるコミュニケーションを共有できる出会いを探していると言えます。

merumaga

 

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