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テキストによるダメ出し論。チャットワーク論

廣升健生税理士事務所では、クラウド会計をはじめgoogleドライブやチャットワークなどクラウドツールを活用してサービスを提供しています。
お客様とのやり取りはもちろん事務所の業務を行うメンバーとも殆どは何かしらのクラウドツールを介しています。

その中でも一番重要なのは、

text

です

一般的には直接会ったり顔を見たりが基本で、文字は補助的なコミュニケーションですが、事務所ではテキストが基本(というかほぼ全て)です。
だからこそ、テキストのやりとりについては、ノウハウがたまりました。
そして、テキストのノウハウが一番たまったと思うのは

ダメ出しノウハウです

ただノウハウがたまったという事は言い方を変えれば

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今回の話は、本質的で普遍的な話なので、とっても短めです。そして、平時に読むと当たり前の話ばかりでコンテンツとして全然おもしろくない。。。

ただ自分の中でもいつも忘れない様に書き留めておきたいと思います。

テキストでのダメ出しは基本NG

大前提としてテキストでのダメ出しは基本NG。ただ、常時クラウドのテキストコミュニケーションがメインで直接会ったりSkypeで話をしたりという機会が少ない場合にはテキストでのダメ出しをしなければいけません。

ダメ出しは直接口頭が原則。しかしその選択肢がない場合の苦肉之策である事を認識しておく必要があります。【トラブルが起きたときの謝罪論※後日発信予定】でも同じ話で平時はテキストコミュニケーションでOK。でも感情が揺れ動いている時にはテキストコミュニケーションに頼ってはいけない。これはいつも心に留めています。

アルコール摂取時は禁物

今まで一番失敗が多かったのが、アルコールが入っている夜にトラブルが発生して、その状態で返信をするケース。

これをすると、大体強め口調のテキストになり、下手するとパソコンの向こうのメンバーが立ち直れないまでになっている場合があります。パソコンの向こうで自分のダメ出しというボールをしっかりキャッチしてくれているのかそれが急所に当たっているのかはわかりません。でも少なくても言えるのは、投げたボールはやまなりのボールではなくキャッチしにくい豪触球を投げているということを認識しなければいけません。(思いっきり自戒を込めてです)

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 だからこれ飲酒運転と同じです。

飲んだら乗るな 乗るなら飲むな
テキストコミュニケーションなら

nomuna

と、アルコールが入ったら、そもそも読まない様に心がけています。

冷静な時のダメ出しの方法

では冷静なときにダメ出し方法はと言うと、これをすれば指摘された相手が絶対に快くダメ出しを聞いてくれるという方法論でありません。ただ、やらないよりはやった方が円滑に行く可能性が高くなるという、いわゆる確率を上げる(ダメ出しで相手のモチベーションが下がってしまうなどのリスクと下げると同義)ということで下記の様な事を気をつけるようになりました。

 

ダメ出しをする論点を視点をかえてあえて褒める

例えば、業務報告や作成した資料が、とても長大、膨大な割に的を得ていない内容だったとする。
もっと端的に書けと!言いたい場合には、まずとても詳細に作成してくれてありがとう。
ただ、もう少し端的に書くといいよ!という。

この際に、最初に褒めるところは形式的にではなく、

3,4個はこの部分は詳細に作ってくれてありがとう

と具体的な論点を見つけるようにしています。

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絵文字を使う

下手ですが一番オーソドックスなのは、ダメ出しの際には絵文字を使う。これ基本中の基本です。
ただ、一点大事な事があります。それは、

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と言う事です。
これテキストのコミュニケーションではなく直接対面している時を想像すれば当然の話で機嫌がいい時に笑顔なのは当たり前で、機嫌が悪い時にどんな顔をしているのかが大事なわけです。
で、テキストの場合にはダメ出しされているのはわかりきっているので、その時にあえて絵文字を使うのです。

ちなみに、チャットワークの絵文字はビジネスツールという事もあり、あまり選択肢がないのですがその選択肢がない感じがむしろ大げさでなくて心地よく感じています

絵文字

相手の利も説く

例えば前述の業務報告が長大すぎる資料が細かすぎる場合には端的にかけば、やり取りが少なくて済む様になる。そして、テキストコミュニケーションの伝達率があがるよね。
つまり、

あなたの業務時間の短縮にもなってとってもメリットがあるのですよ。

を強調する。

相手のHP(ヒットポイント)を考える

最後はこれHP(ヒットポイント)とは、ドラゴンクエストでいうところの体力です。
ミスが続いて、ダメ出しでHPがだいぶ減っているなぁと感じたら、HPを回復させるために褒めてあげないといけません。

これが、顔が見えないテキストコミュニケーションでは一番難しいですし、仕事では特にダメ出ししていなくてもプライベートで悩みがあって精神的に不安定だったなんてこともありますが、まず最低限できることは、自分自身は短期的なサイクルでダメ出ししないを心がけてます。一度ダメ出ししたら2,3度は褒めて相手のHPを回復させる。を心がけています。

hp

まとめ

やっぱりというか書き出してみるとなんとも、当たり前の話でした。とどのつまりは

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という話ですね。簡単なようでできていない。日々精進したいと思います。

 

⇒⇒⇒次は【トラブルが起きたときのリスクマネジメントの話。ごめんなさい論】です。

人工知能時代のサバイバル仕事術 目次

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グーグルドライブ論

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