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人工知能時代のコミュニケーションの円滑化にチャットワークをオススメする理由

廣升健生税理士事務所では、テキスト(文字)のコミュニケーションは、チャットワーク(http://www.chatwork.com/ja/)を使用しています。

そして、チャットワーク社からエバンジェリストの称号もいただいております。※エバンジェリストと言っても、報酬などを頂いているわけではなくただのチャットワーク愛用者というだけですが…

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よく聞かれるのは、メールに比べてチャットの何が良いの?
LINEや、フェースブックメッセンジャーなど他のチャットサービスと何が違うのか?というもの。
今回は、チャットワークを使う理由の話です。

メールとチャットワーク

事務所でチャットワークの使用を始めたのは、2014年です。
当時テキストのやり取りはgmailが中心でしたが、一緒に仕事をしたデザイナーが、とても便利なので使ってもらえませんか?勧められたのがチャットワーク。
メールよりもチャットの方が快適。今ではそう実感しますが、当初はメールもチャットもテキストのやり取りは変わらないし、今の慣れたやり方を変えるほどのメリットがあるだろうかと考えていたのも事実です。
で、細かい使い勝手の違いは、ChatWork株式会社が解説している、比較表に書いてあります。【なぜチャットワークが選ばれるのか?】より

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この中でも自分自身がメールよりも快適だと思うところを書いてみます。

宛先不要で誤送信の予防

チャットワークは宛先が不要。対してメールはいちいちメールアドレスを入れる。
メールでもアドレス登録をしていればワンクリックで呼び出せたりしますが、自分が一番よくやった失敗がオートコンプリート機能を使っての、メールアドレス違いの誤送信。

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不注意によるミスだから、日々注意しましょう。というのは簡単ですが、そもそも宛先を都度入力したり呼び出したりする時点で、ミスをする可能性が発生するという事。
対して、チャットワークでは、アイコンと名称、そしてチャットの履歴に続けてやりとりをするので、誤送信の可能性が極めて低い。
情報セキュリティの観点からも、誤送信が予防できるのは嬉しい限りです。

会話がひもづく

チャットだと会話がひも付きます。メールだとどんなやりとりをしていたかの履歴を探したり、返信でreがどんどん増えてなんて事もありません。
会話がひもづくは、誤送信の予防という面でも大きいです。上に記載されているテキストをみながらチャットするわけですので、書く相手が間違っていれば、まず気がつきます。

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送信後の修正削除が可能

ビジネスでチャットサービスを使うメリットで一番大きいのはこれです。
送信後の修正削除ができるという事です。
一つ目の宛先不要も、会話がひもづくは、誤送信の可能性がとにかく低くなる。言い換えれば、ケアレスミスの発生する可能性を極力減らす。
ただし、0にはなりません。人間がやる事ですから。
で誤送信をした後でも、修正削除ができる。これは、本当に大きいのです。

修正削除が出来るなら後から内容の改竄可能?

税理士試験って、筆記用具がボールペンです。鉛筆やシャーペンはもちろん消せるボールペンもダメ。もし、間違えたら二重線で訂正するなど、後から修正した履歴が残る様にする必要があります。
これは、会計帳簿を後から修正改竄して不正を防止する為などの実務から来ている試験制度だと思いますが、税理士の自分がチャットワークを使い出した当初に考えたのは、内容を修正削除出来るというのは、税務判断での言った言わないなどで、問題が出た時にどうなの?という事。これ、税理士に限らずビジネスの世界なら契約や、納期などでも必ず出てくる話だと思います。

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ただ、今は捉え方が違っています。

チャットはおしゃべり。対してメールは手紙。おしゃべりなら、もちろん言い回しが間違う事もあるわけで、間違いがあれば訂正する。
おしゃべりなら、言った事は忘れてしまうから大事な事(税務判断や期限、契約など)は、
別に保存しておこう。
別の機会に詳しく触れますが、そういう発想でストックしておきたい情報は、googleドライブのオフィス機能(スプレッドシートや、ドキュメント等)を使ってそちらに保存する様にしています。
そうすれば、日常のやり取りでの誤送信に伴う修正削除ができるメリットは計り知れません。
メールの誤送信で、何度痛い目にあったことか。。。

他のチャットサービスとチャットワーク

チャットサービスと他のチャットサービスの違いについてもまずは、チャットワークのページで紹介されているものがあるのでまずこちらをご参照ください。【なぜチャットワークが選ばれるのか?】より

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チャットワークの他にもLINEや、フェースブックメッセンジャー、Skype、Slackなどがあり、基本的な機能は大きな違いはなく、プライベートではLINEを中心にその都度繋がっているアカウントでやり取りしています。

ただ、例えば仕事の依頼などが、フェースブックメッセンジャー経由で来たとしても、なるべくチャットワークへの誘導しています。
その理由は、【既読】がつくは嫌だから。これにつきます。※他のチャットサービスでも既読がつかないサービスはありますが、日本国内での使用者数などを考慮してチャットワークにしています。

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心のバッファってやっぱり必要だ

【既読スルー】とはよく言われますが、即時に連絡対応できるツールや環境があればあるほど、心のバッファは必要だなと痛感します。
これ、事務所では使用しているクラウド会計もそうなのですが、常にオンラインで状況を確認する事が出来る。裏返しで言えば、仕事が遅くなったりしたらお客様にもすぐバレるという事を意味しているわけで、全てが全てガラス張りだと精神的にしんどい。

しかも返さないといけない方だけでなく既読がついた方も意外と辛い。

これ、最近コンビニで感じた事なのですが、ピーク時以外の時に店員さんがレジを担当している方と、商品の陳列をしていて仕事を分担している時ありますよね。
そんな時に、突然レジに客が殺到して、3、4人並ぶ時がある。
多くの場合はレジを担当している方から

『レジお願いします〜』

とヘルプを出して、商品陳列をしている方が状況を察してレジの補助に入る。
でも時々は声が届かなかったり、商品陳列の場所が死角になっていたりで、なかなかレジヘルプが来ない時があります。
そこに遭遇した時に、なぜコンビニはファミレスの様なベルをつけないのだろうか。
ファミレスなら普通にありますよね。それぞれの席にあるボタンを押すと、店員さんがやってくるやつ。41-10
あれをレジに置いて、レジが混雑したら押してヘルプを徹底したらいいのにと。。。

ただ、コンビニの店員の仕事はレジだけではないだけで、商品の陳列も大事な仕事。
だから、多少のあえて聞えないふり。死角になって見えていなかったふり。も必要だなぁと思ったわけです。それは、仕事をしているコンビニの店員さんもそうですが、レジで待っている客も聞えないのかぁしょうがないかと思える心のバッファが必要なのだと。

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これ、既読スルーの話も全く同じ話で、メッセージを送った方は、

既読になったのだからすぐ返せ!

と思いますが返す方は、

仕事はあなたへの返信だけではないのよ〜

という。

そう考えると、時には連絡を待つ側であるし、待たせる側でもあるわけで、既読にならずに多少返事が遅くなった時の言い訳の余地が結局のところ、ビジネスを円滑にするのだと実感しています。

クラウド会計より前にチャットワーク

最近、同業者の方からクラウド会計などを使って業務効率化を図りたいという相談を受けることがありますが、そんな時にまずクラウド会計の前にチャットワークを導入する事をオススメしています。

とても簡単に導入できますし、業務のオンライン化、効率化の第一歩としても、チャットワークは非常におすすめできます。

もし、当たり前のようにメールでのやりとりをしているのならチャットワークを検討してみてはいかがでしょうか?

merumaga

 

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