法人向けfreee導入サポート82

8.freee(フリー)を使った、業務フローの効率化例

3つの例は、実際に導入のお手伝いをしたお客様の一例です。

共有機能を使い法人の業務を自動化する【ケース1】

クラウド会計ソフトfreee(フリー)は【ユーザー】と【税理士などの専門家】とが作業を分担して利用します。
この役割分担により、効率の良い会計業務を実現することが出来ます。

フリーランス【A】が専門家【B】とfreeeを共有する場合

この場合、freeeの全自動化に必要な預金通帳等の取引データの明細収集、freeeへの取り込みまでは【A】が行ないます。現金の取引も【A】が家計簿アプリなどを活用して取り込み作業を行います。
【請求書の発行】や【請求書の受領】については【A】が撮影した画像データをファイルボックスにアップし、【B】がファイルボックスにあるデータに基づいて【取引の登録】を行います。
このケースは各種明細の入力は【A】が行い【自動で経理】を利用した【登録作業】や【未決済の取引の登録】は【B】が行なうという、専門家への会計業務の丸投げとも言える方法になります。
専門家に記帳代行を丸投げする場合、今までの業務フローでは通帳のコピーや請求書などを紙ベースで作成するなどの作業まで丸投げするという業務も多かくありました。しかしfreeeを使うことで、極めてスマートな業務の遂行が可能になります。08freee法人向け導入サポート図解01

複数人でfreeeを活用する場合【ケース2】

ケース2)社長とスタッフ数名+専門家で共有
社長【A】スタッフ【B】総務全般スタッフ【C】専門家【D】の場合
社長をはじめとしたスタッフが数人いるケースでは、各人がfreeeを使う上での役割を分担を最初に決めます。
例えば預金通帳やクレジット明細のアップデートまでは【C】が行います。すでに【自動同期】によりfreeeに取り込まれている取引はそのままで良いのですが、独自の管理システムのデータや、その他の明細などについてはCSV形式のファイルなどで、明細データをアップロードする作業が必要になりますので【C】はその作業を担当します。
また数人規模の会社のケースでは、売上や原価の管理は社長【A】が自ら行っているケースが多いですから、【A】が管理している表計算ソフトのデータを【D(専門家)】が加工してデータを取り込みます。
さらに社長をはじめ各スタッフの経費精算についても、多くの場合が社内の経費精算時に使う表計算ソフト等で作成した経費精算表がありますから、【C】がそのデータをCSVデータに加工してfreeeにアップにします。
このケースもケース1と同様に、freeeの【取引の登録】に伴う作業は専門家が行います。
08freee法人向け導入サポート図解02

数十人でfreeeを活用する場合【ケース3】

一度自動化された取引は、データを取り込むと自動的に取引一覧に登録されます。そのためデータを取り込んでも【自動で経理】には表示されません。そしてさらに全自動化が進んだ場合【自動で経理】に表示される取引の数が減ります。そうなるとfreeeを操作するメンバーが増えた企業になればなるほど、会計の知識も千差万別になることから、効率的な作業分担を考える必要性が出てきます。

社員10-30人のケース

【A】大きな組織の社長
【B】経理専門のスタッフ
【C】営業担当
【D】製造部門などその他スタッフ
【E】専門家

【ケース3】は会社内に専属の経理担当者がいる、数十人規模の中小企業のケースです。
規模が大きくなればなるほど、組織として業務の分業化が進んでいくものです。たとえば製造業であれば【製造部門】と【営業部門】というように、【原材料等のコスト管理】と【売上を管理】するメンバーが異なるケースが多くなります。
このようなケースでは、請求書などについては営業担当【C】が把握していますので、売上に関係する未回収の登録は【C】が行います。
そして原材料の仕入れ等の未払の登録などは、製造部門【D】が行います。
経理担当【B】は、各種の【取引明細の登録】及び【各担当者が登録したデータのチェック】そして【売上や原価に対する未回収や未払の消し込み作業】などが中心になります。
取引先や仕入先が多い場合は、金額が一定以上のものは請求書原本の画像データを【C】【D】がファイルボックスにアップし、【B】が確認するという使用方法も想定できます。
経費の精算についても、ケース2同様にデータを【B】が各人から集計してアップロードします。
なお専門家の【E】の役割としては、登録された取引のチェックや全体の業務フローの構築作業が主な業務になります。
08freee法人向け導入サポート図解03
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法人向けfreee導入サポート

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